Pilier Programmation, article 5 — troisième fonction : ordonner.
« J'ai passé l'après-midi à réorganiser mes listes. » L'entendez-vous, cette question ? Moi, je l'entends souvent, en fin de mes formations à la gestion du temps, au moment du bilan : le stagiaire a découvert un nouvel outil, une méthode vue sur Internet, un carnet à cases - et il a cédé à la tentation. Le stock est beau, priorisé, colorié. Mais le soir, rien n'a avancé. Il a ordonnancé sa journée au lieu de la vivre.
Il ne faut pas se moquer : nous avons tous fait ça. Et c'est précisément le signe qu'on s'est posé la mauvaise question.
Où en sommes-nous ?
Pour resituer : la programmation met en évidence cinq fonctions à satisfaire : collecter, prioriser, ordonner, préserver, évaluer :
- Nous avons collecté : tout ce qui entre est capté, trié, à sa place.
- Nous avons priorisé : un repère est choisi, le classement en découle.
Reste la troisième fonction,
- celle qui répond à la question quand ?
- et, dans une certaine mesure, comment ? : quand faire quoi, dans quel ordre, de quelle façon la plus adaptée possible.
Une honnêteté d'abord : découper ces fonctions en articles successifs est un artifice de présentation. Dans la réalité, la triade collecter / prioriser / ordonner tourne en permanence et en dynamique. La liste se réactualise au fil du contexte, du pilotage, de la production. Mais pour penser un geste, il faut d'abord l'isoler. C'est ce que nous faisons ici.
En quoi ordonner est-il un problème ?
Demandons-nous, comme pour toute chose, en quoi c'est un problème. Les causes, cette fois, tiennent dans la matière même du stock de tâches à programmer :
- Tant que le stock n'est pas matérialisé, il reste virtuel.
→ Un ordre qui vit dans la tête n'est pas un ordre : c'est une intention. On croit savoir ce qu'on fera mardi ; mardi, on découvre ce qu'on avait oublié. - Les tâches sont hétérogènes.
→ Certaines sont des micro-chantiers, minuscules seules, décourageantes par addition. D'autres sont des gros morceaux, dont on ne sait pas toujours comment les avaler. Ordonner, c'est traiter ces deux catégories : regrouper les unes, morceler les autres. - Tout ne peut pas se faire à n'importe quel moment.
→ Horaires, habitudes, forme du moment, process métiers, normes : la journée a des creux et des pics, des fenêtres et des murs. Un ordre qui les ignore est un ordre de papier. - Tout ne peut pas se faire dans n'importe quel ordre.
→ Il existe forcément une logique d'ordonnancement, comme dans la planification. Là encore, deux stratégies possibles : l'ordre découle du contexte, ou l'individu impose l'ordre. - Les méthodes veulent tout faire en une seule passe.
→ Collecter, prioriser, ordonner (voire préserver et évaluer) dans le même geste. C'est séduisant, c'est cohérent, et c'est bien normal : mais suivre la mode du « tout-en-un » conduit aux engouements peu appliqués (rappelez-vous l'article 2 : l'outil au placard), et beaucoup de ces méthodes font l'impasse sur la soutenabilité de l'effort ; nous y viendrons dans le prochain article. - On a tendance à oublier le bon sens.
→ Trois tâches simples n'exigent pas un ordonnancement : une feuille de papier suffit. Dès qu'il existe plusieurs tâches, plusieurs moments possibles, plusieurs choix, il y a déjà une forme d'ordonnancement, même implicite, même minuscule. Toute la littérature de productivité dit « organisez-vous davantage » ; je dis : organisez-vous autant que nécessaire, mais pas davantage. Il n'y a pas toujours besoin d'un ordonnancement sophistiqué.
Autrement dit : le problème n'est pas de manquer de méthode. C'est qu'on se demande « quelle méthode utiliser ? » au lieu de « de quel niveau d'ordre ai-je besoin ? »
Là où la planification rencontre le réel
La planification dit : voilà ce qu'il faudrait faire. L'ordonnancement répond : très bien — mais mardi à 14 heures, concrètement, que fais-je ?
C'est le lieu où la planification rencontre le réel. Et le réel, lui, ne se range pas tout seul.
D'où la conséquence pratique qui gouverne toute cette fonction : il n'y a pas de bonne méthode pour ordonner — il y a un besoin à dimensionner. Le besoin est variable, chaque contexte est différent ; l'outil doit être dimensionné en fonction du besoin, jamais l'inverse. Trois situations, pour fixer les idées :
Dimensionner, c'est donc répondre à trois questions avant tout choix d'outil : combien de choses en suspens ? quelles contraintes de temps ? qui dépend de moi ?
Une remarque, au passage : vous reconnaissez peut-être la bataille. L'article 2 disait ne laissez pas l'outil dicter la méthode (Pourquoi vos outils de gestion de tâches finissent toujours au placard); celui-ci dit ne laissez pas la méthode imposer un ordre supérieur au besoin. C'est la même bataille, menée un niveau plus haut, et elle ne sera pas la dernière.
Deux stratégies, un même geste
Une fois le besoin dimensionné, reste le choix stratégique, et il ressemble furieusement à celui de l'article précédent (Prioritaire, oui — mais par rapport à quoi ?) :
- L'ordre peut découler du contexte. Le process, les rendez-vous, les fenêtres métier : dans beaucoup de fonctions, l'ordre s'impose à peu près seul, et il n'y a pas à en discuter à chaque tâche.
- L'individu peut imposer l'ordre. Regrouper ou morceler, séquencer ou écluser, le matin ou le soir : le choix se superpose alors à ce qui s'impose. Il opère sur ce qui reste, et il y a toujours quelque chose qui reste.
Le geste est le même qu'en priorisation : choisir, consciemment, ce qui peut l'être. La loi de Carlson aide : une journée se découpe naturellement en séquences homogènes (traiter ensemble ce qui se traite pareil). La chronobiologie aussi : chacun a ses heures hautes et ses heures basses, et il est vain d'ordonner contre elles. ([MAJ 2017] Chronobiologie organisationnelle)
Les spécifications de la fonction
Le niveau d'ordre est donc choisi, mesuré au besoin. Reste à savoir ce qu'on exige du dispositif une fois ce niveau fixé. C'est la question du cahier des charges : que doit faire, concrètement, un ordonnancement qui travaille pour vous ? Cinq exigences émergent, directement issues de l'analyse fonctionnelle, et toutes à vérifier à la taille du besoin, pas au-delà :
- Visualiser le stock.
→ L'ordre a besoin d'un support où les choses se voient, sinon il reste virtuel, et le virtuel ne s'exécute pas. - Choisir une stratégie.
→ Regrouper ou morceler ; la triade < aime/sait/veut > et son inverse, déjà rencontrées, servent ici de boussole psychologique. (Ode au morcellement, ou la technique du Pomodoro) - Visualiser l'avancement.
→ Un ordre sans contrôle est un vœu : il faut voir ce qui est fait, ce qui glisse, ce qui reste. C'est l'objet de la fonction évaluer, qui en profite au passage (on en reparlera dans un article à venir). - Matérialiser le stock du cycle suivant.
→ La journée terminée, ce qui n'est pas fait doit se retrouver quelque part : l'ordonnancement d'aujourd'hui alimente la programmation de demain. - Faire foi — jusqu'à un certain point.
→ Ce qui est noté peut aussi faire office de preuve.
Sur ce dernier point, je pense au journal de bord d'un navire. Il est obligatoire : il reflète le passé : ce qui a été fait, quand, dans quelles conditions. Mais moyennant quelques aménagements, il sert aussi à orienter le présent et à préparer le futur. C'est toute la différence entre une trace et un outil : la trace que l'on consulte est déjà un instrument de pilotage.
Le cycle de l'ordonnancement
La trace que l'on consulte est déjà un instrument de pilotage.
Les outils, maintenant - comme réponses, pas comme sujets
C'est seulement maintenant que les outils ont leur place : ils sont des réponses possibles aux spécifications, pas le sujet de l'article. En vrac, et pour mémoire (le blog regorge de ces outils :
- L'agenda, l'éphéméride (Éphéméride, je t'aime), les piles (S'organiser avec des piles) - visualiser le stock au plus près du papier ;
- La to-do list bien employée (Du bon usage de la to-do list) - et son inverse, l'anti-liste (À essayer : l'anti-liste de tâches) ;
- Le bornage temporel et le time blocking ([MAJ 2023] La méthode du bornage temporel ; [MAJ 2024] La gestion de l'attention plutôt que la gestion du temps) - imposer l'ordre quand le contexte ne l'impose pas ;
- Le Pomodoro - le morcellement assumé ;
- La méthode must / should / want (La méthode must-should-want) - une stratégie d'ordre, à trois niveaux ;
- Les matrices d'Eisenhower ou ABC employées comme listes de tâches - ce n'est pas glamour, et cela prend de la place, mais ça marche très bien, : dimensionnement, encore.
La liste n'est pas close, et c'est le propos : à chaque besoin son outil, à chaque outil sa vérification. Si l'outil fait plus que le besoin, c'est lui qui vous ordonnancera, et l'on rejoint l'article 2 : le placard n'est jamais loin. ([MAJ 2020] Pourquoi j'abandonne les outils)
- Ordonner, c'est le lieu où la planification rencontre le réel : mardi à 14 h, concrètement, que fais-je ?
- Le problème n'est pas de trouver la bonne méthode : il faut dimensionner l'outil au besoin, et jamais l'inverse. Trois tâches, une feuille ; quinze dossiers, un ordonnancement ; un projet collectif, une synchronisation.
- L'ordre peut découler du contexte ou être imposé par soi - le geste, déjà rencontré en priorisation : choisir ce qui peut l'être.
- Un ordonnancement qui travaille doit visualiser le stock de tâches, exprimer une stratégie (regrouper / morceler), montrer l'avancement, alimenter le cycle suivant, et faire foi (comme le journal de bord du navire).
- Les méthodes qui font tout en une passe sont séduisantes et peu appliquées : elles ignorent souvent la soutenabilité de l'effort (le sujet du prochain article).
La prise de conscience, c'est de voir le décalage entre le niveau d'ordre dont on a besoin et celui qu'on s'impose.
Le geste, c'est le dimensionnement : mesurer le besoin, choisir l'outil à sa taille, et laisser le surplus dehors. L'ordre devient capabilité : un ajustement que vous savez nommer, serrer, desserrer.
La encore, au bout du bout, c'est à vous de vous débrouiller avec tout ça. Vous choisissez, et c'est bien le sujet : l'ordre ne se reçoit pas, il se dimensionne.
L'ordre est en place, la journée s'exécute. Reste la question que toutes les méthodes évitent : jusqu'où peut-on tenir la cadence ? C'est l'objet du prochain article, la quatrième fonction : garantir la soutenabilité de l'effort.
📚 Articles liés
Sur le pilier programmation :
- Vous programmez déjà et vous ne le saviez pas — le premier article de la série
- Pourquoi vos outils de gestion de tâches finissent toujours au placard — le pivot de la série : les fonctions avant les outils
- Que mettez-vous dans vos listes ? — la fonction collecter, première étape
- Prioritaire, oui — mais par rapport à quoi ? — la fonction prioriser : choisir un repère
- Quand faire quoi ? — et de quel ordre avez-vous besoin ? - la fonction ordonner (le présent article)
A lire aussi sur pragma-tic :
- Les lois générales du temps — le chapeau : onze lois qui éclairent nos fonctionnements
- Lois générales du temps : la loi de Carlson — les séquences homogènes
- Chronobiologie organisationnelle — heures hautes, heures basses [MAJ 2017]
- Ode au morcellement, ou la technique du Pomodoro — avaler les gros morceaux
- Éphéméride, je t'aime — visualiser le stock au papier
- S'organiser avec des piles — l'ordre par le support
- Du bon usage de la to-do list — la liste, sans la religion de la liste
- À essayer : l'anti-liste de tâches — l'inverse, qui marche aussi
- La méthode must-should-want — une stratégie d'ordre à trois niveaux
- La méthode du bornage temporel — [MAJ 2023]
- La gestion de l'attention plutôt que la gestion du temps — [MAJ 2024]
- Pourquoi j'abandonne les outils — [MAJ 2020]
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