Du bon usage de la todo list

Etes-vous un(e) list-addict ?

Si, comme moi, vous avez l'habitude  de commencer votre journée par identifier ce que vous allez faire, vous êtes sans doute un(e) list-addict. Depuis plusieurs dizaine d'années, je n'ai pas le souvenir d'une journée sans ce précieux moment passé avec moi-même.

Les listes, ça marche (pour certains...) !

On n'insistera jamais assez sur l'intérêt de se poser, tout simplement, pour faire le point de ce qu'il y a à faire. Par ailleurs, le simple fait de barrer les tâches les unes après les autres procure une intense satisfaction, un peu comme si (toutes proportions gardées, évidemment), on gravissait progressivement tous les paliers d'une ascension en montagne.


C'est aussi un moyen simple de ne rien oublier, de rester concentré sur les priorités et, tout simplement, de structurer ce qui parfois parait un peu confus (le temps !).

Avec le temps, j'ai constaté que cette liste avait tendance à montrer une inflation croissante. Le passage au tout numérique n'a pas arrangé les choses. Quand je contemple la litanies des tâches non-accomplies (en général en rouge dans la plupart des outils), je ne suis pas loin de ressentir un relatif sentiment de désespoir...

On pourrait s'interroger sur ce qui pousse à vouloir tout noter (vouloir tout faire, anxiété à l'idée d'oublier quelque chose, désir de maîtrise excessive, paranoïa, charge de travail excessive... ?), mais je me contenterais de mettre l'accent sur quelques précautions à prendre qui ont fait leurs preuve.

Il est temps de reprendre les choses en main !

1. Je ne voudrais pas dans cet article vous apprendre à faire des listes, il y a assez de matière dans ce blog pour compléter cet apprentissage. Ce que je voudrais mettre en lumière, c'est l'intérêt de ne pas y inclure plus de 4 ou 5 tâches. Cela vous force à ne sélectionner que les tâches les plus importantes et augmente les probabilités que vous arriverez au bout de la liste à la fin de la journée (ou de la semaine si vous pratiquez les listes hebdomadaires).
2. Dans cette liste de 4 ou 5 éléments, repérez les priorités. C'est une évidence, mais ne consacrez pas le même temps ni la même attention à toutes les tâches. Si la tache est très importante, surlignez là d'une manière ou d'une autre et remontez là dans la liste. Si ce n'est pas le cas, redescendez-là. En général, les gens organisés essaient de se concentrer en priorité sur les fonctions ou missions qui  présentent le plus de valeur ajoutée et donc sur les tâches prioritaires. De cette façon, ils sont moins dérangés par les tâches de faible importance.
3. Si vous travaillez avec des listes électroniques (sur Outlook, Lotus, Zimbra, ou des outils web ou intégrés sur vos appareils mobiles), une bonne pratique consiste à passer en revue une fois par mois les tâches non démarrées de manière à faire un peu de ménage. Cela permettra de faire le tri entre les tâches reliées à des préoccupation de moyen ou long terme (ou des projets), et ce qui relève de l'action à court terme.

En vous concentrant sur les quelques priorités de la journée ou de la semaine, cela devrait aller mieux !

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Si vous souhaitez aller plus loin, voici une sélection d'articles extraits du blog qui couvre les différents aspects de l'utilisation des listes :

Pragma-tic: S'organiser avec la méthode ABC

Un papier et un crayon sont les outils les plus simples pour mettre en œuvre cette méthode, mais on peut très bien utiliser d'autres moyen : tâches Outlook, tâches Google, tâche Lotus, liste de tâches d'Evernote, fichiers texte, ...

Pragma-tic: Est-il nécessaire d'en faire plus pour obtenir un ...

Le plus simple pour y arriver est de faire une liste de toutes les choses que nous voudrions faire dans l'absolu le prochain jour. Dans un second temps, priorisez ces actions par ordre d'importance (#1/#2/#3, ou ++/+/+-, ...

Pragma-tic: Bill Clinton et la gestion des priorités

Le point le plus important de ce livre était la nécessité de lister ses objectifs de vie à court, moyen et long terme, puis de les catégoriser par ordre d'importance. Cela détermine trois groupes d'objectifs, le groupe A étant le plus ...

Pragma-tic: Connaissez-vous le PocketMod ?

La version online est on ne peut plus simple à utiliser : on choisit le modèle dans la liste des exemples disponibles en cliquant dessus. On peut le visualiser dans la colonne au centre de l'écran avant de le faire glisser sur la ...

Pragma-tic: Gérer les priorités avec la matrice d'Eisenhower

Il n'y a pas de magie pour y arriver... tout d'abord il s'agit de se concentrer en premier sur les tâches importantes et de planifier le reste : si vous gardez le contrôle de votre liste des priorités, vous pouvez finir vos tâches avant ...

Pragma-tic: Etes-vous LIFO ou FIFO ?

Un équipement immobilisé bénéficiera en général d'un traitement LIFO (on sortira de la liste des biens immobilisés les équipements les plus anciens), tandis que le traitement d'une demande client devrait plutôt justifier d'un ...