Mes trucs pour gérer mon temps : organiser la consultation des mails

Devons-nous accepter que l'e-mail nous gouverne ?

Pour beaucoup d'entre nous qui sommes destinataires d'un nombre important d'e-mails, il est courant de travailler avec nos clients de messagerie en tâche de fond. Il est facile de céder à l'irrépressible tentation de consulter en temps réel l'arrivée des messages. Cette anxiété relative au flux entrant d'information est souvent renforcée par l'utilisation des systèmes de notification divers et variés qui nous rappellent en permanence que "Vous avez un nouveau message", sans parler de la petite sonnette ou de la fenêtre pop-up qui se superpose à l'écran en cours de consultation ou de l'icône de notification qui clignote dans la barre des tâches, quelle que soit l'importance du nouveau message.

Citations - aujourd'hui : John Locke

"Il faut perdre la moitié de son temps pour pouvoir employer l'autre."
John Locke
L'Essai philosophique concernant l'entendement humain

Il y a sans doute plusieurs façons de comprendre cette citation.

Pour Locke, c'est une affirmation : le temps de réflexion doit précéder l'action, et il faut accepter d'en perdre pour en gagner plus tard.

Locke a été par ailleurs un grand théoricien de l'empirisme, de l'expérimentation pédagogique. Là-encore, on peut mettre en avant l'utilité de la prise de recul et du temps nécessaire pour forger une analyse avant d'agir.

Pour ma part, détournant sa pensée, j'aime bien me dire aussi qu'il n'y a pas d'obligation d'employer tout le temps...

John Locke (Wrington, Somerset, 29 août 1632 - Oates, Essex, 28 octobre 1704) est un philosophe anglais, l'un des principaux précurseurs des Lumières. Sa théorie de la connaissance était qualifiée d'empiriste car il considérait que l'expérience est l'origine de la connaissance. Sa théorie politique est l'une de celles qui fondèrent le libéralisme et la notion d'« État de droit ». Son influence fut considérable dans ces deux courants de pensée. (source Wikipedia).

Lois générales du temps - la loi de Laborit

Faire le plus difficile en premier

Le chirurgien et neurobiologiste Henri Laborit a consacré sa vie à l'étude du comportement animal et humain.

Il met en évidence chez l'être humain l'existence d'un "programme" biologique de survie qui lui fait naturellement fuir le stress et rechercher le plaisir. C'est ce que nous faisons tous assez naturellement en choisissant la loi du moindre effort !

Traiter le papier avec le "One Touch Trick" (OTT)

Même si la dématérialisation des flux a grandement contribué à diminuer le volume de papier qui nous passe entre les mains, il n'a pas complètement disparu.

Tout papier qui rentre dans notre circuit a tendance à se stratifier avec d'autres papiers. Passé un certain délai, la pile ainsi constituée (ou la chemise, ou la bannette) nécessitera d'être explorée à nouveau pour s'assurer que rien n'a été oublié. C'est un mécanisme que les fans de la catégorie"Divers" connaissent bien.

Il nous amène à revenir sur des documents qui ont déjà été survolés sans qu'ait été prise la moindre décision à son sujet, générant ainsi perte de temps et trafic mental inutile.

Crypter ses notes dans Evernote

Sans sombrer dans la paranoïa, il y a des moments où l'on souhaiterait bénéficier d'un maximum de sécurité quant à la confidentialité de certaines données dans Evernote.

Dans la réalité, il y a peu de données qui puissent justifier d'un recours systématique à des techniques de cryptage des données. Si néanmoins vous en avez le besoin, Evernote vous permet de crypter la totalité ou une partie seulement de votre  note en utilisant un mot de passe sans lequel personne ne sera en mesure d'accéder au texte ainsi protégé.

Une fois le texte crypté vous verrez apparaître à sa place un bouton faisant figurer un cadenas.

Lorsque vous faites un clic droit sur le bouton mot de passe, vous avez deux options à savoir «Afficher le texte crypté» et «Décrypter du texte en permanence …».

Attention, il n'y a aucun moyen de récupérer le texte chiffré si vous avez oublié le mot de passe...

Touche de raccourci > Chiffrer texte sélectionné :

• Ctrl + Maj + X (pour Windows)
• ⇧ + ⌘ + X (pour Mac OS X)

Lois générales du temps - la loi de Pareto

En Italie, en 1906, 80 % des richesses sont détenues par 20% des personnes

L'économe et sociologie italien Wilfrido Pareto observe au début du XXème siècle que 80% des revenus étaient dans les mains de 20% de la population en Italie.

La loi des 20/80 après Pareto

L'observation de Pareto a depuis le siècle dernier connu de nombreux développements et d'autres applications. On pourra en retenir 2 en particulier :

1. l'essentiel prend 20 % du temps, l’accessoire 80 %
   
2. 20% des causes produisent 80% des résultats ou des effets - ou 20% du travail produit 80% du résultat

Conséquences

On gagnera, à chaque fois que cela est possible à :

• s'interroger sur ce qui constitue le cœur de son travail et sur ce qui est source de valeur ajoutée pour l'entreprise et pour soi

• prioriser les tâches : cela revient à se focaliser sur les tâches qui produisent le plus de valeur

Vilfredo Pareto (1848 -1923) est un sociologue et économiste italien. Il a apporté de nombreuses contributions importantes dans ces deux matières, particulièrement dans l'étude de la distribution du revenu et dans l'analyse des choix individuels.

Il demeure célèbre pour son observation des 20 % de la population qui possèdent 80 % des richesses en Italie.

Rions un peu... le principe de Peter en images

Le principe de Peter... vous avez sans doute lu le livre éponyme de Laurence Peter et Raymond Hull. Si vous ne l'avez pas lu, vous en avez forcément entendu parler. Après avoir analysé des centaines de cas d'incompétence professionnelle, L. Peter formule dès 1969 son célèbre principe : dans une hiérarchie, tout employé a tendance à s'élever à son niveau d'incompétence.

C'est ce que dit Peter dès le début de son livre : 

 "Pour chaque individu, pour vous ou pour moi, la dernière promotion se fait d'un niveau de compétence à un niveau d'incompétence."

Le corollaire de Peter implique que, avec le temps, tout poste tend à être occupé par un employé qui n'a pas la compétence nécessaire pour l'exercer.

Mes trucs pour gérer mon temps - avoir de la chance

Je me suis toujours considéré comme quelqu'un de très chanceux en général. C'est une chance !

On pourrait s'interroger longuement sur ce que cela signifie : atteindre ses objectifs ? réussir socialement ? faire quelque chose que l'on aime ? se sentir bien ? éviter les coups durs ? avoir les moyens financiers pour assurer son bien-être et celui des siens ? accomplir une œuvre ? ...il y a je suppose autant de façons de comprendre cette notion que d'individus sur la terre.

Lois générales du temps - et si l'on reparlait de Carlson ?

Faire un travail en continu prend moins de temps qu'en plusieurs fois (ou loi des séquences homogènes)

Dans une étude réalisée dans les années 50  auprès d'un échantillon de managers, l'économiste Sune Carlson constata qu’ils étaient interrompus en moyenne toutes les vingt minutes. Il va jusqu'à s'interroger sur la vraie nature du travail des personnes qu'ils observent dans la mesure où le morcellement  et l'intérêt porté à des aspects non prioritaires a tendance à vider les missions de leur substance.

25 préceptes tirés de "L'art du Temps" de J.-L. Servan-Schreiber

Jean-Louis Servan-Schreiber, dans son livre "L'art du temps" (1983, Fayard), nous a gratifié de quelques vérités qui sont toujours d'actualité. Je n'ai pas résisté à la tentation de vous livrer une synthèse de sa pensée en 25 points clés.

Août 2013 sur Pragma-tic

Publié ce mois-ci...

Gestion du temps

• Le management, c'est du temps
• Gérer les priorités avec la matrice d'Eisenhower
• S'organiser avec la méthode ABC
• S'organiser avec des piles
• S'organiser avec la matrice des actions prioritaires
• Bill Clinton et la gestion des priorités
• Comment (et pourquoi) faire une revue de mi-année ?
• Les lois générales du temps
• Lois générales du temps - la loi de Fraisse
• Lois générales du temps - la loi de Taylor
• Mes trucs pour gérer mon temps - visualiser le but, clarifier l'objectif
• Comment se concentrer et ne pas perdre le fil ?

Evernote

• Everclip pour Android
• Evernote peut désormais associer des rappels à des notes
• Even Noted ou le chaînon manquant

De tout un peu

• Histoire du mois d'Août
• Le calendrier celtique
• Citations - aujourd'hui : Voltaire
• Fructidor - 18 août au 16 septembre
• Citations - aujourd'hui : Jacques Tati
• Citations - aujourd'hui : Albert Einstein

Comment gagner du temps avec le retard des autres

L'enfer, c'est les autres...

(Jean-Paul Sartre - Huis clos)

La vie serait peut-être un long fleuve tranquille (et sans doute un peu ennuyeuse) si nous avions travailler seul. Cela aurait peut être un avantage, celui de ne pas dépendre des autres et aussi quelques inconvénients... dont le moindre serait de ne devoir compter que sur soi-même !

Juillet 2013 sur Pragma-tic

Publié ce mois-ci...

Gestion du temps

• Mes trucs pour gérer mon temps : savoir où je vais
• Ephéméride, je t'aime !
• Mes trucs pour gérer mon temps : avoir de la mémoire
• Mes trucs pour gérer mon temps : un bureau (Windows) bien rangé (1)
• Mes trucs pour gérer mon temps : un bureau (Windows) bien rangé (2) - gérer les flux
• Faire ses bagages comme un pro
• Mes trucs pour gérer mon temps : j'ai arrêté la télé
• Mes trucs pour gérer mon temps : rechercher le positif
• Ma vie sans papier : combien de temps les conserver (les papiers) ?
• Etes-vous LIFO ou FIFO ?
• Citations - aujourd'hui : Barack Obama

Ma vie sans papier 

• Ma vie sans papier avec tablette
• Prise de notes avec Quill (Android)
• Prise de notes avec LectureNotes (Android)

Evernote

• Présentation d'Evernote
• Des trucs pour chercher dans Evernote comme un pro
• Comment j'utilise Evernote
• Evernote - Guide officiel en ligne
• Evernote - le guide non-officiel sur MakeUseOfScanner pour Evernote
• Comment alimenter Evernote
• Evernote et le mail
• Comment sauvegarder votre Evernote ?

De tout un peu

• Histoire du mois de juillet
• Aujourd'hui 8 juillet : huitième lune du calendrier celte (8/07 au 4/08)

Histoire du mois de septembre

Neuvième mois de notre calendrier actuel, il tire son nom du latin "september", qui désignait la septième place qu'il occupait dans l'ancien calendrier romain. 

Septembre n'a pas toujours été ce que l'on croit

Il revient de loin, si j'ose dire, car il aurait pu s'appeler aussi bien Tiberius (en l’honneur de Tibère), Germanicus (en l’honneur de Domitien), Antoninus (en l’honneur d’Antonin-le-Pieux), Herculeus (en l’honneur de Commode), et Tacitus (en l’honneur de Tacite).

Je vous rappelle que notre calendrier actuel est le résultat d'une longue évolution : à l'origine était le calendrier romain antique avec 10 mois, le tout formant une année commençant ce qui est notre 1er mars d'aujourd'hui.

La réforme du calendrier julien, en 44 avant Jésus-Christ, nous amène à la formule que nous connaissons aujourd'hui, à l'initiative de Jules César.

Un mois de transition

C'est un mois particulier dans nos contrées :

• il vient après la trêve estivale qui nous est si chère, à nous qui sommes des représentants de la vieille Europe attachés à nos congés
• c'est traditionnellement le début de l'année scolaire
• c'est le premier mois de l'automne
• c'est le moment des vendanges
• pour beaucoup de personnes et d'activités, c'est le moment des réouvertures et de la reprise 

C'est un mois dont certains anniversaires sont difficiles à oublier : le 11 septembre en fait partie - mais c'est aussi le mois où, par exemple, l'on célèbre la journée mondiale de la mer, chaque dernier jeudi du mois (sous l'égide de l'ONU - pour en savoir plus : Journée mondiale de la mer | Nations Unies

Juin 2013 sur Pragma-tic

Publié ce mois-ci...

Le mois de juin a correspondu au lancement de notre blog. Au menu de ce mois-ci en particulier, une série de 5 articles dédiés à un projet de dématérialisation des flux papier.

• Le temps, c'est de l'argent !
• Quoi de neuf à l'horizon temporel
• Ma vie sans papier (1) - la genèse
• Ma vie sans papier (2) - état des lieux
• Ma vie sans papier (3) - modélisation
• Ma vie sans papier (4) - mise en oeuvre
• Ma vie sans papier (5) - retour d'expérience

Y a-t-il une vie après la rentrée ?

Rentrer ou entrer encore ?

Aujourd'hui nous sommes au début de septembre.
Il n'a échappé à personne que la vie est en train de reprendre son rythme habituel et que les entreprises se repeuplent tranquillement. La rentrée scolaire se profile. Les villes se repeuplent. On a du mal à se garer.

Chaque année, et même plusieurs fois par an pour les plus chanceux d'entre nous, c'est le même paradoxe : l'anxiété du retour aux affaires le dispute à une certaine satisfaction pas forcément exprimée de retrouver ses repères.
J'ai déjà abordé ce sujet, de manière anecdotique, dans un précédent post : Rentrée - 12 points clés pour bien la négocier et gérer les écueils. Je vous propose maintenant d'aller un peu plus loin.

Rentrée : 12 points-clés pour bien la négocier et gérer les écueils

Vous êtes rentré de vacances ? Tout plaisir a une fin, évidemment, mais pour vous aider à bien gérer la transition, voici un petit guide de survie à l'usage du travailleur bronzé au seuil de la reprise.

Même si la crise est passée par là, vous faites peut-être partie des 53% de Français qui sont partis en vacances en cette année 2013. Mais avez-vous songé à ce qui vous attend ? Comme vous le savez, l'anticipation est une vertu cardinale en matière d'organisation.  J'ai pensé à vous et recensé quelques points critiques que feriez bien d'avoir en tête quand vous déambulerez dans votre bureau avec votre superbe bronzage.