La méthode des seuils : huit articles et une image pour ne pas perdre le cap

Pilier Programmation, article 9 - Concilier l'urgent et l'important : ce que la méthode des seuils peut faire pour vous

« Si vous ne devez garder qu'une image de cette série, ce devrait être celle-ci.

LA MÉTHODE DES SEUILS

Programmer sa journée quand tout arrive en même temps

Pilier Programmation — pragma-tic.blogspot.com

Une coque en bois prend l'eau.

C'est normal.

La lessive dit la même chose : le panier se remplit tous les jours — sans que personne ne triche.

Le problème n'a jamais été d'avoir un bateau sec.
C'est de contrôler la hauteur d'eau à l'intérieur du bateau.

Les six gestes

1. Ce qui entre, entre

→ L'eau s'infiltre par nature : interruptions, imprévus, demandes des autres. Ce n'est pas un défaut, c'est le réel.

2. La jauge

→ Les trois points de la journée (matin, avant déjeuner, soir) mesurent la hauteur d'eau - sur un support, pas dans sa tête.

3. Le seuil, fixé d'avance

→ Une fourchette, décidée au calme : sous le seuil d'écopage, on n'écope pas ; au seuil d'alerte, on cesse de ramer. Entre les deux : la zone de manœuvre.

4. Écopez par lots

→ À des moments choisis, pas à chaque goutte. Écoper une coque presque vide, c'est vider la mer avec une écope : le jour entier y passe, et le bateau n'avance pas.

5. Jamais à zéro

→ Le stock d'en-cours ne disparaîtra jamais, comme le panier à linge. L'accepter n'est pas une défaite : c'est la condition de toute traversée. On surveille.

6. Sous le seuil, on rame !

→ Le vrai travail de l'équipage n'est pas d'écoper : c'est de ramer vers la bonne direction -les tâches à valeur ajoutée.

La journée type

Écoper

→ environ la moitié du temps

Absorber

→ environ un cinquième, programmé ou non

Ramer

→ le reste, dans la direction qi'on a choisie

Des ordres de grandeur, pas des bornes — à chacun sa recette : même méthode, proportions à soi.
Ne rien programmer à la plage d'absorption, c'est déjà programmer.

On n'a jamais eu un bateau sec ;
on a toujours eu le choix de la hauteur.

La série « Programmation » en 8 articles — pragma-tic.blogspot.com
Une méthode de J.-Y. Besombes — reproduction bienvenue avec mention de la source 

Pourquoi une image ?

Au fil des huit billets précédents, nous avons déroulé une à une les fonctions de la programmation : collecter, prioriser, ordonner, préserver, évaluer. Certains lecteurs m'ont écrit entre deux articles ; d'autres arrivent ici par hasard, en cherchant « comment organiser ma journée » ou « comment gérer mes priorités ». Les uns comme les autres méritent mieux qu'un renvoi : « lisez les huit précédents ». Voici donc la série entière, condensée en une image à garder sous les yeux.

Je dois une confidence : je ne donne pas de recettes (ou pas souvent). Mais je suis un tricheur, et les recettes des autres, je les détourne. Celle qui suit est le résultat : une méthode qui change à chaque stage où je la présente, parce qu'elle s'adapte aux participants, aux métiers, à la réalité du jour. Ce que l'image fixe, ce n'est donc pas une recette. C'est la mécanique commune à toutes les recettes possibles, la vôtre comprise.

Ce que ne dit pas l'image

Et voici la confidence qui donne son sens à la précédente : la méthode des seuils n'est pas une méthode pour programmer sa journée. Elle n'a de valeur que si elle s'intègre dans une démarche normale de programmation. L'image dit comment habiter la journée ; elle ne dit pas comment la préparer. Voici, en vrac, ce qui se passe avant que le bateau ne quitte le quai.

Le matin, on se pose avec un bout de papier et on prend cinq minutes pour mettre la journée en forme. Cinq minutes, pas quarante : c'est une prise, pas un bilan.

• Première passe : les gros cailloux.
  → On les voit, on les priorise : les méthodes habituelles suffisent. Si possible, on estime le temps nécessaire et on le réserve ; à la louche, cela représente grosso modo un cinquième de la journée ((Pareto, encore lui).
  → En les manipulant, on se demande si certains ne mériteraient pas d'être fractionnés : un gros caillou qu'on ne peut pas commencer est un gros caillou qu'on ne finira pas.
• Deuxième passe : les petits cailloux.
  → On les liste aussi, et on les ordonne (avec des ++, des +, des +/-, des « à faire si j'ai le temps »… à chacun de trouver ses codes).
  → C'est ici qu'interviennent la criticité et les quick wins,
  → C'est là aussi que se pose la question symétrique de la première passe : peut-on les regrouper ? Dix petits cailloux à des moments choisis valent mieux que dix interruptions choisies pour vous.
• Et en faisant cela, on voit tout de suite où est la jauge : les plages programmées, le stock des petits cailloux, l'eau déjà prévue.
  → On réserve enfin du temps pour les imprévus - grosso modo une heure dans une journée de huit : c'est la plage d'absorption de l'image, décidée au calme plutôt que subie.
• Puis on agit - et l'ordre est un problème. En dehors des plages programmées, on peut choisir :
  →  de commencer par les petits cailloux : cela déblaie, ça chauffe la machine, et ça donne des quick wins rapides.
  → Ou de commencer par les gros : c'est ce qui fait vraiment émerger les priorités.
  Deux stratégies honnêtes ; la vôtre dépend de vous, du jour, de la hauteur d'eau.
• Et l'on évalue, l'on fait ses points :
  → le soir, le dernier point boucle la boucle : une partie de la feuille de route de demain est déjà là, sur le papier.

En y regardant de plus près, on se rend compte que ce déroulé est un mélange d'Eisenhower, de Nerac et d'ALPES - c'est-à-dire, une fois encore, la mécanique commune de toutes les recettes possibles.

Les articles derrière chaque case

L'image se lit seule ; les articles, eux, se lisent quand le besoin s'en fait sentir :

• Vous programmez déjà… et vous ne le saviez pas — le geste fondateur
• Pourquoi vos outils de gestion du temps vous lâchent — les fonctions avant les outils
• Que mettez-vous dans vos listes ? — collecter 
• Prioritaire, oui — mais par rapport à quoi ? — prioriser
• Quand faire quoi ? — et de quel ordre avez-vous besoin ? — ordonner 
• Bien organisé, mais épuisé ? — préserver : le coût invisible 
• Vous et votre liste des tâches — évaluer : quand faire le point 
• Concilier l'important et l'urgent — la méthode des seuils en version longue
• La méthode des seuils : huit articles et une image pour ne pas perdre le cap (le présent article)

Et pour le premier geste du matin, la méthode ALPES reste un bon point d'entrée.

La signature, et la suite

On n'a jamais eu un bateau sec ; on a toujours eu le choix de la hauteur. C'est toute la série en une phrase, et le pilier Programmation s'achève ici. Le prochain rendez-vous de ce blog change d'horizon : la programmation tenait la barre au jour le jour ; il restera à lever les yeux, plus loin que la proue - car il n'est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va (Sénèque).

On n'a jamais eu un bateau sec ; on a toujours eu le choix de la hauteur.

📌 À retenir

• L'eau entre par nature ; le problème est d'en contrôler la hauteur, pas de la supprimer.
• Trois décisions à vous : la jauge (mesurer à moments fixes), le seuil (fourchette fixée d'avance), le cap (ramer sous le seuil).
• Environ 50 % pour écoper, 20 % pour absorber, le reste pour ramer : des ordres de grandeur, pas des bornes.
• Ne rien programmer à la plage d'absorption, c'est déjà programmer.

Et vous ?

Quelle est votre hauteur d'eau acceptable - et qui l'a fixée : vous, ou les circonstances ? Partagez en commentaire vos seuils, vos proportions, vos tricheries saines.

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• Bien organisé, mais épuisé ? — Le coût invisible de vos journées - pourquoi on ne vide jamais la coque à zéro
• La méthode ALPES : conserver l'esprit d'ouverture - le premier geste du matin
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