Pourquoi faire des plans d'action ?

Il peut paraître surprenant de se poser une question de ce genre. Pour beaucoup d'entre nous, nous vivons dans un environnement professionnel tourné vers l'action, ou chaque problème appelle ses solutions.

1. De quoi parlons-nous ?

On définit généralement le plan d'action comme "l'ensemble des moyens mis en œuvre pour parvenir à un but".

Cela pose la question des buts et d'une manière plus précise de l'existence des buts qui vont structurer l'action et les moyens mis en œuvre.

2. Des plans d'action, pourquoi faire ?

Dans le domaine professionnel, cela paraît évident.

Un dicton fort usité sur nos côtes dit que : "les vents et les courants sont toujours contraires à celui qui ne sait pas où il va".

De ce point de vue, il ne peut pas y avoir d'action cohérente si les objectifs ou les buts ne sont pas clarifiés.

Par ailleurs, nous avons tous pu constater la tension créatrice, préalable à l'action, que provoque la réflexion sur les buts à atteindre.

Ensuite, dans la mesure où l'énergie et le temps disponibles sont comptés, il est nécessaire de veiller à ce que l'action soit bien ordonnée pour atteindre les objectifs poursuivis.

Enfin, dans un contexte où nous sommes nombreux à nous plaindre de l'accélération permanente de l'activité, cela permettra de lever un peu la tête du guidon et de donner du sens à l'action.

3. Typologie des plans d'action dans le domaine professionnel

A l'échelle individuelle, il semble donc se dessiner une hiérarchie de plans d'action qui donnent leur cohérence à l'action :

1. Tout d'abord, des "meta"-plans :

• le projet de vie ou projet personnel - c'est lui qui va donner le "la" à tout l'ensemble
• le projet professionnel à long terme, sans doute à articuler avec le projet personnel
• le projet de l'entreprise et ses objectifs
• le projet annuel de l'individu, plutôt global, souvent structuré par les objectifs de l'entretien annuel, quand il existe, ou les revues annuelles faisant le point sur un fonctionnement ou une performance

2. Ensuite viennent les plans d'action spécifiques :

• en conséquence du projet annuel : centrés sur des buts ou des contextes particuliers, comme le plan d'action commercial, les projets d'optimisation, de management d'équipe, de pilotage de la performance ou d'une fonction particulière (formation, budget, investissement, développement, recherche, production, qualité, etc...)
• en réponse à des évènements survenus en cours d'année : plan d'action correctif, plan de sauvegarde ou plan "d'attaque" (crise, nouveau client, nouveau marché, nouveau processus, etc...)
• les plannings projet

Tous ces plans d'actions partagent les mêmes points communs : alignement des objectifs (pas de contradiction d'un plan à l'autre), cohérence de l'action (coordination des moyens, faisabilité)

3. Enfin, vient le temps de l'action

• plan d'action mensuel
• plan d'action hebdomadaire
• liste des tâches quotidiennes

De tous ces plans tournés vers l'action, le plan d'action hebdomadaire semble raisonnablement être le plus important à mettre en place. C'est aussi celui qui fait naturellement le lien entre la vision à 30 000 pieds et l'action quotidienne.

Lois générales du temps : la loi de Saint-Exupéry

"Ce n'est pas parce que l'avenir est incertain qu'il faut s'abstenir de le bâtir".

J'ai lu qu'on prêtait à Saint-Exupéry cette citation dont je dois avouer que j'ai été incapable d'en retrouver la source. 

Ecrivain, aviateur et philosophe, il semble qu'il ait exploré cette idée tout au long de ses textes où se mêlent des récits d'aviation et des considérations sur la condition humaine.

Comme l'ex-patron de General Electric, Jack Welch ("Nous ne savions pas que c'est impossible, c'est pour ça que nous l'avons fait"), l'aviateur-écrivain affirmait que le futur se fabrique.

Ces deux figures illustres relèvent de l'école du constructivisme qui veut que la réalité ne soit pas immuable et qu'on peut la façonner à notre mesure ou à celle de nos rêves, en formulant l'hypothèse d'un futur qui se construit en toutes circonstances.

En d'autres termes :  

Allez de l'avant. 

Evacuez les pensées fatalistes ou négatives du type : "on verra bien!" ou "on est mal parti !". 

Engagez-vous dans une dynamique de projet même si le contexte vous parait noir.

Antoine de SAINT-EXUPERY, né le 29 juin 1900 à Lyon et disparu en vol le 31 juillet 1944 au large des côtes de Marseille, est un aviateur, écrivain, poète et reporter français. Il est l'auteur de nombreux livres et d'articles de presse qui ont marqué sa génération.

Pour ceux qui voudraient découvrir son œuvre, on peut citer les ouvrages suivant : "L'Aviateur", "Courrier Sud", "Vol de nuit", "Terre des Hommes", "Pilote de guerre" et, bien sûr, "Le Petit Prince", probablement son ouvrage le plus connu.

En savoir plus : https://fr.wikipedia.org/wiki/Antoine_de_Saint-Exup%C3%A9ry

Automne et mémoire

Il est communément admis que notre humeur peut-être affectée par les saisons, mais cela peut-il se concevoir concernant nos autre fonctions cognitives ?

C'est ce qu'a tenté de préciser une équipe de chercheurs de l'Université de Liège dirigée par Gilles Vandewalle et qui a donné lieu à la publication d'un article dans la revue Proceedings of the National Academy of Sciences (PNAS) en 2016.

L'étude a porté sur 28 volontaires dont on a scanné le cerveau à différents moments de l'année alors qu'ils se livraient à des tâches nécessitant de l'attention et des tests de fonctionnement de la mémoire.

Les résultats montrent que les saisons n'affectent pas les scores obtenus dans les différents tests. Cependant, il a été constaté un changement de l'activité de certaines zones du cerveau en fonction de la saison : l'activité du cerveau atteint un pic en été pour ce qui concerne les tâches demandant de l'attention, et un autre pic en automne pour les tâches faisant appel à la mémoire (qui par ailleurs présentent un creux au printemps…).

Que faut-il en penser ?
Il serait donc  possible que le cerveau adapte son niveau d'efficacité en fonction du moment de l'année. Ce que ne nous dit pas l'étude, ce sont les raisons de ces changements saisonniers ! Faut-il y voir un héritage de la longue évolution de l'espèce humaine ? Ou le fruit du hasard ? Personne aujourd'hui ne semble capable de répondre à cette question.

Si vous faites partie de ceux pour qui l'automne est une période de transition pas forcément bien vécue, vous pourrez donc vous consoler en vous disant que votre mémoire est plus aiguisée, que vous devriez être capable de mieux vous concentrer et, au final, d'être plus efficaces !

__________________________________________

Références de l'article :  Seasonality in human cognitive brain responses 
Page de Gilles Vandewalle sur le site de l'Université de Liège : http://www.reflexions.uliege.be/cms/c_30722/en/vandewalle-gilles
http://www.reflexions.uliege.be/cms/c_30722/en/vandewalle-gilles

Reporting : comment l'intégrer dans sa gestion du temps ?

Le reporting est une activité jugée très chronophage par beaucoup de salariés. Voici cinq pistes pour vous aider à l'optimiser et limiter la perte de temps.

Dans un précédent article, nous avons évoqué les moyens pour faire en sorte que la demande de reporting ne vienne pas ruiner notre gestion des priorités, en mettant l'accent sur la nécessité de clarifier le cahier des charges de ce reporting (https://pragma-tic.blogspot.com/2015/11/temp-reporting-comment-reprendre-la-main.html). Dans cet articles, nous vous livrons quelques pistes pour être plus efficace dans cet exercice.

Procrastination - le cerveau en question

Vers une meilleure compréhension des causes de la proscratination

Maintenant ou après ?

On s'en doutait un peu, mais il semblerait bien que la procrastination n'ait pas que des causes psychologiques. Le développement des neurosciences a vu le développement de nombreux travaux sur le fonctionnement du cerveau, et comme le champ d'investigation couvre à peu près tous les domaines de la vie, il aurait été étonnant que ce sujet ne fasse pas l'objet de recherches.

Pour rappel, la procrastination désigne la tendance à remettre au lendemain ce qui pourrait être réalisé le jour même. C'est une tendance assez répandue, et que la majorité d'entre nous gèrent adroitement sans trop de grandes conséquences. Pour certains, au contraire, cela peut prendre des proportions très importantes, au point de devenir handicapant. On a beaucoup spéculé sur les raisons à l'origine de ce comportement.

e-mail overload - les raisons de la colère

Nous croulons sous le mail !

La croissance ininterrompue de la taille de nos boîtes de réception est pour beaucoup une source de préoccupations. On pourra toujours s'interroger sur la part respective de l'évolution des pratiques de communication, de la mauvaise utilisation de l'outil messagerie ou, plus simplement, de la mutation de nos organisations pour lesquelles le contact dématérialisé devient la règle.

Il nous arrive fréquemment d'avoir à observer certains de nos clients, stagiaires ou coachés, dans leur pratique de l'e-mail et de la gestion d'information. Il est surprenant de constater la chose suivante : le temps moyen passé à répondre à un message est supérieur en moyenne au temps qui a été nécessaire pour le créer.

Reporting : comment reprendre la main ?

Comment combattre "le syndrome de la cuisinière mexicaine" 

Connaissez-vous ce que l'on appelle "le syndrome de la cuisinière mexicaine" ?

On dit que les cantinières des armées napoléoniennes qui se battaient au Mexique avaient la réputation de dévorer tout ce qu'elle cuisinaient (je parle ici de Napoléon III) .

Ce syndrome désigne une dérive observée dans certaines entreprises où des activités connexes prennent le pas sur les activités du cœur de métier.

Nous n'avons pas tous le même travail, mais il est à peu près sûr que si vous exercez votre activité dans une entreprise attachée à la qualité de son pilotage vous soyez tenu de rendre compte de votre action.