La mort douce de l'e-mail (et la naissance du flux continu)

En novembre 2015, je mettais en garde dans ces colonnes (« Reporting : comment reprendre la main ? ») contre l'inflation du temps passé à alimenter les systèmes de suivi au détriment du travail de fond.

Quatre ans plus tard, la menace sur notre attention n'a pas disparu : elle a simplement changé de visage et d'outil.

En ce mois de novembre 2019, Microsoft annonce que sa plateforme Teams vient de franchir le cap des 20 millions d'utilisateurs actifs quotidiens, dépassant son rival Slack (12 millions en octobre). Mais derrière ce raz-de-marée, la réalité du terrain est loin d'être homogène : la fracture s'agrandit entre le travailleur indépendant, la PME et la grande entreprise.

1. De la boîte de réception au fil d'actualité continu

Pendant vingt ans, l'e-mail a régné en maître. Bien qu'imparfait et souvent saturé, l'e-mail conservait une propriété fondamentale : il était asynchrone par nature. On ouvrait sa boîte de réception, on traitait un message, puis on la refermait pour travailler.

L'essor des espaces partagés transforme radicalement ce rapport au temps :

• La culture du direct : La communication par plis successifs cède le pas à la messagerie instantanée.
• Le morcellement des canaux : L'information n'est plus centralisée dans une boîte personnelle ; elle est éclatée en dizaines de canaux thématiques, de fils de discussion (threads) et de conversations privées.
• La confusion entre signal et bruit : La porosité entre l'information cruciale et le bavardage de bureau s'est effondrée.

2. Indépendant, TPE/PME, Grand Groupe : des réalités aux antipodes

L'impact de cette mutation varie du tout au tout selon la structure dans laquelle on évolue :

• Le travailleur indépendant : la double peine de l'injonction.

Pour le consultant ou le formateur externe, Slack ou Teams s'imposent comme des portes d'entrée chez les clients. Le problème ? L'indépendant se retrouve souvent invité sur 3 ou 4 espaces Teams différents, chacun avec ses codes et ses notifications. Pire : pour préserver sa relation commerciale, il subit une pression d'hyper-réactivité maximale, morcelant ses journées de conception en micro-interventions non facturées.

• La TPE / PME : l'agilité informelle... et le risque de bazar digital.

Dans les petites structures, l'adoption de Slack ou WhatsApp Business s'est faite de manière très spontanée, souvent pour remplacer les réunions. C'est un formidable accélérateur de décision sur le moment. Cependant, en l'absence de règles formalisées, la mémoire d'entreprise disparaît dans les fils de discussion et le droit à la déconnexion devient théorique, le patron écrivant souvent à toute heure.

• La grande entreprise : l'institutionnalisation et l'industrialisation du flux.

Ici, le déploiement de Teams est massif, piloté par la DSI et souvent adossé à la suite Office 365. Si l'outil permet d'harmoniser les pratiques à grande échelle, il recrée une bureaucratie parallèle : la sur-multiplication des canaux, l'apparition du « présentiel numérique » (la surveillance de la pastille verte) et l'obligation d'alimenter à la fois le flux, le tableau de bord et l'e-mail pour se couvrir.

3. Comment reprendre la main face au flux continu ?

Tout comme il a fallu formaliser des règles pour dompter le reporting et les boîtes mails dans les années 2010, il devient urgent d'établir une charte d'usage pour nos outils collaboratifs :

• Distinguer l'urgence de l'asynchrone : Rappeler à ses équipes que Slack et Teams ne sont pas des talkies-walkies. Un message posté n'exige pas une réponse dans la minute.
• Fermer les flux pour produire : Bloquer des plages d'invisibilité dans son agenda en coupant les notifications des applications de flux (favoriser le travail profond, ou deep work).
• Restituer à l'e-mail son rôle formel : Utiliser la messagerie instantanée pour la coordination courte, et conserver l'e-mail ou la documentation structurée pour les décisions fondatrices et les transmissions à long terme.

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Sources et chiffres clés (Novembre 2019)

• Déploiement des plateformes : Statistique officielle Microsoft (19 novembre 2019) — Microsoft Teams atteint 20 millions d'utilisateurs actifs quotidiens (contre 13 millions en juillet 2019).
• Étude sur l'attention : Travaux de Gloria Mark (Université de Californie) montrant qu'il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à sa tâche initiale après une interruption numérique.
• Mise en perspective : Billet Pragma-tic de référence : « Reporting : comment reprendre la main ? » (Novembre 2015).

Gmail essaie désormais de finir mes phrases à ma place

Ce matin, Gmail a essayé d'écrire un e-mail à ma place.

Pas complètement, rassurez-vous. Nous n'en sommes pas encore au stade où Google répond à votre chef, accepte une invitation à dîner chez votre belle-mère et réserve les billets de train dans la foulée.

Mais nous nous en approchons tout doucement.

e-mail overload - les raisons de la colère

Nous croulons sous le mail !

La croissance ininterrompue de la taille de nos boîtes de réception est pour beaucoup une source de préoccupations. On pourra toujours s'interroger sur la part respective de l'évolution des pratiques de communication, de la mauvaise utilisation de l'outil messagerie ou, plus simplement, de la mutation de nos organisations pour lesquelles le contact dématérialisé devient la règle.

Il nous arrive fréquemment d'avoir à observer certains de nos clients, stagiaires ou coachés, dans leur pratique de l'e-mail et de la gestion d'information. Il est surprenant de constater la chose suivante : le temps moyen passé à répondre à un message est supérieur en moyenne au temps qui a été nécessaire pour le créer.

6 questions à se poser avant d'envoyer un e-mail

Faites-vous partie de ceux qui se plaignent d'être submergés par les e-mails ? Si c'est le cas, il est peut être de temps de vous demander si vous ne faites pas partie du problème.

Nous participons tous par nos comportements à la surcharge informationnelle.

Mes trucs pour gérer mon temps : organiser la consultation des mails

Devons-nous accepter que l'e-mail nous gouverne ?

Pour beaucoup d'entre nous qui sommes destinataires d'un nombre important d'e-mails, il est courant de travailler avec nos clients de messagerie en tâche de fond. Il est facile de céder à l'irrépressible tentation de consulter en temps réel l'arrivée des messages. Cette anxiété relative au flux entrant d'information est souvent renforcée par l'utilisation des systèmes de notification divers et variés qui nous rappellent en permanence que "Vous avez un nouveau message", sans parler de la petite sonnette ou de la fenêtre pop-up qui se superpose à l'écran en cours de consultation ou de l'icône de notification qui clignote dans la barre des tâches, quelle que soit l'importance du nouveau message.

Evernote et le mail

Si vous en cherchiez encore, voici une raison de plus de succomber à l'éléphant

Evernote permet d'être alimenté par à peu près n'importe quel outil ou plate-forme, qu'il s'agisse d'un smartphone sous Android, d'un iPhone, ou d'un Windows Phone. 

Si vous n'avez pas de téléphone compatible sous la main, ou alors si vous utilisez un ordinateur qui n'est pas le vôtre, vous pouvez vous envoyer par e-mail du contenu pour Evernote (notes, images, audio, fichiers divers si vous avez un abonnement premium).

C'est aussi un moyen pratique de sauvegarder les messages qui sont importants pour vous.