Pragma-tic: 6 questions à se poser avant d'envoyer un e-mail

vendredi 4 octobre 2013

Faites-vous partie de ceux qui se plaignent d'être submergés par les e-mails ? Si c'est le cas, il est peut être de temps de vous demander si vous ne faites pas partie du problème.

Nous participons tous par nos comportements à la surcharge informationnelle.

Plusieurs raisons peuvent expliquer cette surcharge :

l'e-mail est un moyen de communication qui a pris une place prépondérante dans les échanges en entreprise en permettant de s'affranchir des limites d'espace et de temps
une certaine confusion est entretenue sur la nature de l'e-mail, en oubliant qu'il s'agit d'un moyen de communication asynchrone (non simultané) au contraire d'autres moyens comme la messagerie instantanée ou le téléphone qui sont des outils synchrones (simultanés)
nous écrivons comme nous pensons, rarement en fonction de celui ou celle qui va recevoir le message, ce qui se traduit par des objets non explicites, des contenus insuffisamment définis ou des messages trop longs
nous ne sommes tout simplement pas éduqués à l'utilisation de ce nouveau media
et je dois en oublier...

Que faire ?

Le Dr Thomas Jackson, spécialiste américain de "l'e-mail overload" met en évidence six points de vigilance avant d'envoyer un e-mail :

L'e-mail est-il le moyen de communication le plus adapté pour le message à délivrer ? S'il doit être plus long que 2 courts paragraphes, n'est-il pas préférable de rencontrer votre interlocuteur ou de lui téléphoner ?
Votre e-mail est-il facile à lire ?
Votre e-mail va-t-il droit au but ?
Le message est-il pertinent du point de vue du destinataire ?
Si votre message implique une action du destinataire :
- précise-t-il suffisamment le contenu de l'action attendue ?
- précise-t-il suffisamment l'échéance de l'action attendue ?
L'objet du message contient-il suffisamment de détails pour que le destinataire puisse :
- évaluer l'importance du message ?
- comprendre quel est le sujet du message ?