Etes-vous LIFO ou FIFO ?

Ne vous laisser pas aller à la lifophilie !

La façon dont nous ordonnançons nos tâches en dit beaucoup sur notre organisation.
De ce point de vue, les concepts de FIFO (first in, first out) et de LIFO (last in, first out) sont tout à fait éclairants.

Ces acronymes désignent des concepts de gestion de stocks issus de la comptabilité. Un équipement immobilisé bénéficiera en général d'un traitement LIFO (on sortira de la liste des biens immobilisés les équipements les plus anciens), tandis que le traitement d'une demande client devrait plutôt justifier d'un traitement FIFO (premier arrivé, premier servi).

De la gestion des stocks à la gestion du temps

C'est également la logique FIFO qui devrait en principe s'appliquer dans la gestion des priorités. Malheureusement, la part croissante prise par l'e-mail ou de la messagerie instantanée dans les flux de travail tend à abolir les frontières géographiques (ce qui est plutôt un progrès), mais aussi du temps (ce qui se révèle plutôt comme un handicap).

Cela se traduit par le développement insidieux d'une logique LIFO correspondant au traitement des urgences au détriment des tâches prioritaires.

Par exemple, pour de plus en plus de personnes, la messagerie est comprise comme un outil de communication synchrone, voire instantané (comme par exemple le téléphone), ce qui conduit à attendre une réponse immédiate. Cela en vient à un point où il n'est pas rare que l'expéditeur renvoie un second message quelques minutes après le premier s'il n'a pas reçu de réponse immédiate.

Peut-on imaginer une entreprise qui ne vendrait en premier que les derniers articles arrivés ? C'est pourtant ce que nous faisons lorsque nous traitons en priorité les tâches qui nous sont soumises sans s'interroger sur l'ordre de ces priorités.

C'est une façon de faire qui paraît peut-être plus aisée, mais qui va à l'encontre de tous les principes de bonne gestion du temps. Cette mauvaise habitude vous fera sûrement perdre beaucoup en efficacité.

Retrouver l'art perdu de la gestion des stocks

Alors, que faire ?

Vous devez vous doutez que je vais vous suggérer de revenir au modèle FIFO pour gérer votre charge de travail ou votre todo list, qu'elle soit quotidienne ou hebdomadaire.

Cela implique de faire le point à intervalles réguliers sur la charge de travail, disons trois fois par jour. Cette façon de faire présente beaucoup d'avantages :

• faire le point sur ce qui a été réalisé,
• évaluer ce qui reste à faire, 
• se recentrer sur les priorités
• ajuster les échéances en fonction des imprévus qui se seront naturellement intercalés dans votre belle prévision initiale,
• anticiper sur les changements de priorité, 
• informer vos demandeurs ou fournisseurs sur ces changements de priorité et négocier de nouveaux délais .

Il n'est pas question ici d'ignorer les urgences, bien entendu, mais de remettre la notion de priorité au centre du travail quotidien pour améliorer la productivité et l'efficacité.