Pilier Planification, article 1 — pourquoi votre compétence familiale s'arrête à la porte du bureau.
Le planning a mauvaise réputation. Au bureau, c'est la corvée administrative, l'outil de contrôle, la paperasse du pilier de l'organisation. Et pourtant : vous en faites tous les jours, chez vous, avec brio. Cet article ne va pas vous apprendre à planifier. Il va vous montrer que vous savez déjà, et vous demander pourquoi cette compétence s'arrête à la porte du bureau.
Pour commencer, situer le pilier
Avant d'entrer dans le vif du sujet, un petit rappel en 6 points clés (les 6 piliers).
La planification est l'un des six piliers d'une méthodologie d'organisation de l'action. Dans cette méthodologie (que nous appelons "approche pragmatique de l'organisation" - APO) :
- la Vision fixe une direction.
- L'Anticipation remplit les cartons de travail à venir - les tâches amont et aval que chaque échéance engendre.
- La Planification, elle, met de l'ordre dans tout cela. Son rôle est simple : organiser la rencontre entre ce que vous voulez faire et ce qui vous attend réellement.
- Puis vient la Programmation, qui remplit les semaines et les journées,
- Puis la Résolution des problèmes
- et enfin l'Evaluation, qui bouclent le système.
Pour en savoir plus sur la méthodologie, je vous renvoie à cet article : Six piliers, des points d'appui, des méthodes : l'organisation à l'épreuve du pragmatisme
Si la notion d'anticipation vous intrigue, vous la retrouverez en fin de page : elle fournit au planning sa matière première.
Une semaine ordinaire
Choses vues
Lundi, 7 h 15. Léa doit être chez l'orthodontiste à 17 h 30, mais sa piscine finit à 17 h et le cabinet est de l'autre côté de la ville. Le mardi, c'est le contrôle de maths, donc il faut vérifier mardi soir que les révisions sont faites — et prévoir une soirée de secours mercredi si elles ne l'étaient pas. Mercredi, précisément, votre compagne est en réunion jusqu'à 19 h ; jeudi c'est votre tour. Samedi matin, anniversaire de la cousine, cadeau à acheter avant, et le dimanche vous avez promis d'accompagner votre père chez le cardiologue - il ne conduit plus la nuit, et il ne veut pas en parler le matin.Sans enfant ? Les dépendances ne manquent pas pour autant : les permanences de l'association qui dépendent de trois bénévoles dont un opéré du genou, le régime sans sel de belle-maman qui impose deux menus pour un dimanche, l'ami en déplacement dont vous récupérez le chien « juste trois jours, promis ».
Faites l'inventaire, une seconde :
- Dépendances entre personnes.
- Contraintes horaires strictes.
- Durées estimées.
- Plans de secours.
- Priorités implicites qui changent selon la semaine.
Si un planificateur professionnel voyait votre semaine familiale affichée au mur, il y reconnaîtrait un planning de dépendances digne d'un bureau d'études - et il vous féliciterait.
Vous savez planifier. Dans la complexité, avec des dépendances multiples, des acteurs qui ne coopèrent pas toujours, des imprévus domestiques, des arbitrages permanents entre ce qui est négociable et ce qui ne l'est pas. Vous le faites chaque semaine, sans y penser, parce qu'il faut le faire.
La question n'est donc pas : « savez-vous planifier ? »
La question est : pourquoi cette compétence ne passe-t-elle pas la porte du bureau ?
Pourquoi ce silence au travail
J'avance ici une intuition, pas un fait démontré - je vous demande de la prendre comme telle.
Au travail, le planning a deux visages :
- Pour certains métiers, il est une composante de base de l'identité professionnelle : les planificateurs, les bureaux d'études, la gestion de production, la maintenance, etc.
- Pour tous les autres, il est tout autre chose : le constat d'événements et d'échéances inscrits à l'agenda par l'organisation ou par les autres :
→ Des réunions dont vous n'avez pas choisi le moment. Des échéances imposées. Des tâches récurrentes, rarement valorisantes — le travail réel du mineur de fond, celui qui ne se voit pas mais qui fait tenir la galerie.
Ce planning-là n'est pas un outil. C'est une photo de l'existant, superposée à votre quotidien, qui vous rappelle ce que les autres ont décidé de votre temps. On comprend qu'il soit perçu comme subi.
Voici mon intuition : dans l'inconscient de beaucoup de gens, la planification est liée au pouvoir sur le temps.
Planifier, c'est décider de l'ordre des choses. C'est le privilège de ceux qui détiennent le pouvoir. Le planning du chef existe ; le vôtre est à subir. Et cette association a de profondes racines : on ne planifie guère, depuis toujours, que ce sur quoi l'on a prise - et les autres évènements, eux, sont planifiés par d'autres ou sont le fruit des imprévus.
Si cette intuition est juste, alors le problème n'est pas un déficit de compétence. Il est ailleurs : une compétence que vous ne vous autorisez pas à utiliser, parce qu'au fond, vous croyez qu'elle ne vous appartient pas.
Regardez votre semaine familiale. Elle vous appartient, cette planification-là. Nul besoin d'un statut, d'une délégation formelle, d'un outil compliqué : la nécessité vous a donné le pouvoir, et le pouvoir s'est exercé naturellement.
Deux cent vingt jours ? Comptez mieux
Deuxième constat, plus prosaïque, et plus troublant quand on le fait pour la première fois.
En France, une année de travail compte environ 220 jours ouvrables. C'est le chiffre de l'agenda théorique. Faisons l'exercice ensemble, à la louche — c'est une estimation, et c'est justement le but. Retranchez :
- Vos congés annuels : environ 25 jours.
- Vos RTT, si vous en avez : disons 10.
- Vos formations : 3 à 5 jours, parfois davantage.
- Les réunions imposées et récurrentes — collectives, de service, de projet, les inévitables « points » hebdomadaires
→ concentrez-vous, vous êtes déjà à plusieurs dizaines de journées. - Ajoutez les bilans de fin d'année, les entretiens de cadrage, les entretiens annuels, les échéances fixes du métier.
Et n'oubliez pas les 220 jours eux-mêmes : plusieurs tombent un samedi, en pont, ou dans une semaine que l'organisation a déjà charcutée.
Quand j'anime cet exercice en formation, le résultat tombe en général dans la même zone : environ 180 jours réellement disponibles. Parfois un peu plus, souvent un peu moins. Chacun découvre son chiffre, et aucun ne ressemble à 220.
Une année de travail, en un seul trait
■ Congés, RTT, formations
≈ 25 jours
≈ 25 jours
■ Réunions imposées, récurrentes
≈ 26 jours
≈ 26 jours
■ Bilans, entretiens, échéances
≈ 30 jours
≈ 30 jours
■ Ce qui vous reste
≈ 180 jours
≈ 180 jours
220 jours ouvrables, à la louche — les proportions varient avec vos propres chiffres. Faites le calcul.
La conclusion n'est pas « votre année est plus courte que prévu ». Elle est plus utile : le temps disponible n'est pas celui de l'agenda théorique. Celui qui remplit son agenda comme s'il avait 220 jours ne se ment pas seulement sur la quantité, il se fabrique, jour après jour, une dette d'imprévus qu'il faudra bien rembourser. Et l'imprévu, lui, ne prend pas rendez-vous.
L'agenda plein ne laisse rien entrer
Car l'imprévu est normal. Il ne procède pas d'un défaut d'organisation : il procède de la nature même de l'activité. Un planning idéal qui s'exécuterait à la perfection serait une photo du passé, pas du futur. La réalité a ce défaut, qu'elle ne tient jamais entièrement dans les cases.
Il en découle une règle simple, que j'applique depuis des années et que je vous propose de retenir : 80 % de planifié, 20 % pour le reste :
- Quatre-vingts pour cent de votre temps réellement disponible engagé sur ce que vous avez choisi ;
- vingt pour cent laissé en réserve : pour l'imprévu, pour le travail de fond, pour la panne et la demande du collègue, pour la tâche qui prend trois fois le temps prévu.
Un agenda bourré à 100 % n'est pas un agenda ambitieux. C'est un agenda faux — et la semaine finira toujours par le prouver.
Je vous entends d'ici : « 20 % de marge, facile à dire - si je mets 20 % de côté, je fais moins que les autres. »
Justement non :
- Celui qui garde de la marge termine ses semaines.
- Celui qui n'en garde pas les termine à moitié, en surendetté d'imprévu, en reportant sur la semaine suivante ce qui devait être fait dans celle-ci.
À la fin de l'année, le premier a produit davantage que le second. Ce n'est pas une question de volume, c'est une question d'exactitude.
Alors, qu'est-ce que planifier ?
Reprenons depuis le début, en cinq phrases.
Vous savez déjà planifier — votre semaine familiale en est la preuve vivante. Vous disposez de moins de temps que vous ne le croyez — environ 180 jours, pas 220.
Remplir un agenda n'est pas planifier :
c'est enregistrer ce qui est déjà décidé — par vous, ou par d'autres.
L'imprévu est normal : il n'est pas l'ennemi du planning, il en est un locataire permanent.
Il reste donc une chose à apprendre (pas à planifier, vous savez faire), mais à organiser votre activité : décider vous-même de l'ordre des choses, sur une base exacte, avec la marge qui rend l'ordre tenable.
C'est tout le sujet de cette série. Nous n'y parlerons pas de « gestion du temps » - formule commode mais trompeuse, qui laisse croire qu'il s'agit de courir après des heures. Nous y parlerons d'organisation de l'action :
- à quoi sert un planning,
- pourquoi il est faux par défaut (et pourquoi c'est une bonne nouvelle),
- comment ordonnancer concrètement,
- où placer les priorités,
- et pourquoi les outils comptent moins qu'on ne le croit.
Vous planifiez déjà. La suite de cette série ne vous apprendra pas à le faire. Elle vous aidera à cesser de subir un ordre que d'autres ont construit pour vous.
📌 En trois phrases
- Vous savez déjà planifier : votre semaine familiale est un planning de dépendances digne d'un planificateur professionnel.
- Votre temps réellement disponible tourne autour de 180 jours par an, pas 220 - faites le calcul avec vos propres chiffres.
- 80 % de planifié, 20 % pour l'imprévu et le travail de fond : l'agenda plein est un agenda faux.
Et vous ?
Quelle a été, ces trois derniers mois, votre semaine familiale la plus complexe ? Avez-vous déjà fait le calcul de vos jours réellement disponibles — et qu'avez-vous trouvé ? Racontez-nous votre chiffre : la fourchette surprend tout le monde.
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