Travailler avec un échéancier - la technique des 43 dossiers (ou "tickler file")

Il peut paraître curieux d'évoquer ici l'utilisation d'un échéancier à l'heure ou une grande partie de nos sources d'échéances a une forme numérique.

Il n'en demeure pas moins qu'une partie non négligeable de nos actions est matérialisée par des sources écrites : la facture à payer à une certaine date, l'invitation à participer à une réunion, la note préparatoire à un entretien programmé, la trame du reporting planifié, etc... les exemples ne manquent pas.

En complément de l'agenda et du calendrier, l'échéancier peut être une ressource utile pour stocker les actions en lien avec ces sources d'échéances ou pour regrouper sur une période (en l'occurrence plutôt un mois) les tâches nécessitées par certains projets de long terme. Une fois que l'on a compris le principe, celui-ci peut-être décliné sous forme analogique, dans une version classique, ou sous une forme numérique, en exploitant les possibilités offertes par nos outils bureautiques.

1. L'échéancier analogique

L'échéancier peut prendre la forme d'une simple boîte avec des intercalaires numérotés de 1 à 31 (un pour chaque jour du mois en cours) et 12 "super-intercalaires" numérotés de 1 à 12 pour chaque mois de l'année.          

Derrière chaque intercalaire devraient figurer les tâches ou listes de tâches prévues à cette date.

Dans l'hypothèse où une tâche ou un engagement serait à programmer au-delà du mois courant, il suffit de placer le document source, ou de créer une liste à stocker derrière l'intercalaire du mois concerné.

A chaque changement de mois, on collecte les tâches stockées en vrac dans le mois qui démarre pour les ventiler dans les 31 intercalaires quotidiens.

Quelques applications de cette méthode :

• Pour un commercial :
  Cet outil est particulièrement pertinent pour un commercial qui doit suivre et entretenir un portefeuille de clients : chaque fiche client va comprendre les dates de contact et les dates de relances ainsi que les tâches à réaliser (devis à écrire, suivi de projets, après-vente, etc...). Le commercial se  munit des fiches concernant les rendez-vous de la journée, fiches qu'il mettra à jour avec les nouvelles informations recueillies après chaque rendez-vous. Il lui suffit de stocker les fiches dans les intercalaires concernés pour planifier le suivi.
• Pour une assistante, mais aussi pour un manager ou tout collaborateur concerné par le souci d'anticiper : Il permettra de regrouper les tâches à faire matérialisées par un écrit : organisation des voyages, planification des réunions et préparation des ordres du jour, préparation des parapheurs et des signatures, regroupement de demandes clients, suivi de tâches déléguées, etc...
• Pour un gestionnaire de projet : Il y a beaucoup de tâches dans les projets qu'il est difficile de programmer précisément avant de s'être suffisamment rapproché de l'échéance. On voit bien qu'il y aura un ensemble de tâches à réaliser dans la semaine N, mais on ne peut préciser effectivement la date de délivrance du travail projeté. On regroupera les tâches prévues sous la forme de listes à stocker dans les intercalaires mensuels, ainsi que les plannings de sous-projets et tous les documents sources d'échéance (notes de réunion pour préparer un compte-rendu, suivi analytique de projets, etc....).

2. L'échéancier numérique

Si vos sources d'échéances sont matérialisées par des e-mails l'utilisation du principe de l'échéancier est tout-à-fait envisageable, et différentes possibilités s'offrent à vous :

• le plus simple est d'utiliser les fonctions de suivi existant dans tous les bons clients de messagerie (indicateurs de suivi Outlook, drapeaux dans Lotus Notes, fonction "Activer le suivi" dans Gmail, etc....)
• une autre façon de procéder est de créer dans votre outil de messagerie des dossiers de stockage "A faire", à l'identique de l'échéancier analogique : 12 dossiers de mois, 1 dossier "Mois en cours" avec (éventuellement, mais je ne vous le conseille pas dans cette version numérique) 31 sous-dossiers quotidiens

Si vos sources d'échéances sont variées et que vous devez anticiper plus systématiquement, vous pouvez également créer des fichiers textes à stocker dans un répertoire de votre ordinateur et dans lesquels vous noterez la liste des choses à faire

Vous l'avez compris, il faudra créer 12 fichiers mensuels, plus un fichier "Mois en cours". En fonction de votre horizon temporel, il peut être nécessaire de créer des fichiers trimestriels ou au contraire d'affiner la maille de votre système jusqu'à la semaine (mais gare à l'encombrement !!). Cette technique, ultrabasique, est d'une efficacité redoutable, car elle peut être facilement utilisable avec n'importe quel outil numérique, y compris le plus antique des téléphones capable d'écrire des fichiers textes.

Vous pouvez également utiliser une solution alternative et assez élégante consistant à créer un fichier Word à exploiter en mode plan.

Il faudra créer 12 entrées auxquelles vous aurez assigné un style "Titre" et sous lesquelles vous pourrez créer les tâches en rapport avec chaque mois, plus une entrée "Mois en court". Il suffit d'afficher le document en mode plan pour exploiter pleinement cette fonctionnalité insuffisamment utilisée.

L'intérêt de cette technique est de pouvoir contracter chaque mois pour une visualisation globale plus aisée et de faire bouger les tâches facilement d'une entrée à une autre.

Reste une dernière solution que je trouve pour ma part encore plus performante : utiliser Evernote pour faire tout ça.

Il suffira de créer une pile de carnets de notes appelée échéancier, puis de créer 13 carnets : 12 carnets mensuels plus un carnet "En-cours". Ces carnets pourront être alimentés par les fonctions de partage présentes dans toutes les applications connectées à Evernote (bureau Windows, Outlook, Gmail, tous documents accessibles sous Android ou sur iPhone, etc...), ou simplement en créant les entrées correspondantes dans les carnets concernés. L'avantage de cette technique, au-delà des fonctions de synchronisation entre différents outils et plates-formes, c'est aussi de pouvoir partager certains carnets avec des collègues et de se créer des rappels sur les tâches qui le nécessitent.

Points de vigilance

Comme tout système impactant la gestion d'un workflow, la technique de l'échéancier implique la mise en place d'une routine qui s'accommode peu du laissez-aller. Cela nécessitera de faire le point sur vos en-cours régulièrement, sans doute quotidiennement, et d'alimenter le système tout aussi régulièrement dès qu'une source d'échéance se déclenche.

Par ailleurs, beaucoup de personnes (dont je fais partie) utilisant cette technique insistent sur l'importance d'utiliser l'échéancier pour les tâches faisant partie d'un processus : il ne s'agit pas que d'un outil de gestion de rendez-vous (ce qu'il peut faire aussi) - mais un agenda ou un calendrier sont beaucoup plus adaptés à cette fonction. Il s'agit plutôt d'un outil, autant qu'une méthode, qui poursuit trois finalités :

• reculer son horizon temporel pour mieux anticiper,
• constituer des en-cours de tâches sans se préoccuper de la façon dont on les effectuera précisément avant de démarrer le mois en cours
• faciliter la programmation des tâches à effectuer en procédant à des arbitrages réalistes dans le mois en cours

La méthode des 43 dossiers n'est pas nouvelle. Elle a été longtemps enseignée dans les écoles de secrétariat avant d'être redécouverte par les gourous de l'organisation contemporains. En particulier, c'est un des outils d'organisation au centre de la méthode "Getting Things Done' qui a rendu célèbre son inventeur , David Allen.