Stress avant les vacances : ce que les urgences de juillet disent de votre organisation

Il y a ce moment, quelque part entre la dernière réunion, le message d'absence à programmer et les dossiers que l'on aimerait encore boucler.

Les vacances approchent. En théorie, une bonne nouvelle.

En pratique, pour beaucoup, c'est aussi le moment où la boîte mail semble soudain prise de frénésie, où trois sujets jusque-là parfaitement capables d'attendre deviennent « urgents », et où l'on commence à se demander si partir maintenant était vraiment une si bonne idée.

Ce stress d'avant vacances n'a évidemment rien d'exceptionnel. Une échéance importante peut tomber en juillet, un client peut avoir besoin d'une réponse, un imprévu reste un imprévu. Et puis nous n'avons pas tous le même rapport au travail, au contrôle ou au fait de laisser un dossier inachevé.

Mais lorsque le même scénario se reproduit à chaque départ, peut-être mérite-t-il qu'on s'y attarde.

Car derrière la difficulté à décrocher se cache parfois une autre question : notre organisation sait-elle vraiment fonctionner quand nous ne sommes pas là ?

1. Avant de chercher des solutions, regarder ce qui se passe

On pourrait commencer par quelque chose d'assez simple : observer.

Que se passe-t-il dans l'équipe lorsqu'une ou plusieurs personnes s'absentent ?

Est-ce que l'information reste accessible ? Les décisions peuvent-elles être prises par quelqu'un d'autre ? Sait-on clairement ce qui doit réellement être traité pendant l'absence et ce qui peut attendre ? Ou découvre-t-on, à quelques heures du départ, qu'un dossier entier repose sur une seule personne ?

Ces questions concernent d'abord le collectif :

• Certaines informations importantes sont-elles principalement dans la tête ou dans la boîte mail d'une personne ?
• Les rôles et les relais sont-ils suffisamment clairs lorsque quelqu'un s'absente ?
• Avons-nous tendance à qualifier d'urgent ce qui est surtout tardif ?
• Est-ce que certains sujets remontent systématiquement juste avant les congés ?

Mais l'organisation n'explique pas tout.

Il peut également être intéressant de regarder ce qui se joue à titre individuel :

• Qu'est-ce qui me met réellement sous tension à l'approche de mon départ ?
• Ai-je du mal à déléguer parce que personne ne peut prendre le relais, ou parce que j'ai du mal à lâcher un sujet ?
• Est-ce que je cherche à tout terminer avant de partir, y compris ce qui pourrait raisonnablement attendre ?
• Qu'est-ce que j'imagine qu'il se passerait si certains dossiers restaient simplement... en suspens ?

Il n'y a pas nécessairement de bonne réponse. Encore moins de coupable à désigner.

Mais les départs en vacances ont cette qualité assez intéressante : ils rendent parfois visible ce que le quotidien permet de contourner.

2. Juillet, ou le retour soudain de tout ce qui pouvait attendre

C'est l'un des petits mystères du monde professionnel : certains sujets qui ont tranquillement patienté plusieurs semaines acquièrent une urgence remarquable à partir du moment où quelqu'un annonce son départ en congé.

« Tant que tu es encore là... »
« Juste une dernière chose avant que tu partes... »
« Ça te prendra cinq minutes... »

Et nous voilà parfois embarqués dans un sprint de fin de parcours, avec l'étrange ambition que plus aucun dossier ne survive à notre dernier jour de travail.

Bien sûr, certaines urgences sont parfaitement réelles. Mais quand la même panique revient avant chaque période de congés, une autre hypothèse devient intéressante : et si ce n'était pas seulement un problème de calendrier ?

Cela peut révéler une anticipation insuffisante. Un partage de l'information qui fonctionne bien tant que tout le monde est là. Des responsabilités un peu floues. Une difficulté collective à hiérarchiser. Ou tout simplement des habitudes de travail qui n'ont jamais vraiment été interrogées.

L'enjeu n'est donc peut-être pas d'éradiquer l'urgence, objectif assez ambitieux dans la vraie vie, mais de distinguer l'imprévu qui mérite réellement notre attention de ce qui devient urgent uniquement parce que personne ne l'a regardé plus tôt.

3. Le vrai test : que se passe-t-il lorsque quelqu'un s'absente ?

On parle souvent de continuité d'activité lors d'événements exceptionnels.

Les congés offrent une version nettement plus ordinaire du même test.

Une personne part une semaine, deux semaines, parfois trois. Rien de dramatique, donc. Et pourtant, son absence suffit parfois à gripper une partie de la machine.

• Un document que personne ne retrouve.
• Une décision que personne n'ose prendre.
• Un client dont une seule personne connaît vraiment l'historique.
• Un mot de passe que... bon, passons.

Pris séparément, ces petits accrochages sont rarement inquiétants, mais c'est leur répétition qui peut devenir intéressante.

Une organisation relativement robuste ne suppose pas que chacun soit interchangeable. Nous avons tous une expertise, une mémoire et des relations particulières qui ne se transmettent pas en remplissant trois colonnes dans un fichier partagé.

Elle peut cependant se demander ce dont les autres ont besoin pour continuer sans nous pendant quelque temps.

Quelques indicateurs donnent déjà beaucoup d'informations :

• l'essentiel du dossier est compréhensible sans appeler la personne absente ;
• quelqu'un sait vers qui se tourner si une décision devient nécessaire ;
• les priorités ont été distinguées de ce qui peut attendre le retour ;
• l'équipe dispose d'une marge d'autonomie suffisante pour gérer les imprévus ;
• l'absence n'est pas vécue comme une anomalie à compenser au plus vite.

Et si ce n'est pas le cas ? Ce n'est pas nécessairement le signe d'une organisation catastrophique. C'est peut-être simplement un endroit où regarder.

4. Côté managers : rendre l'absence un peu moins extraordinaire

Les jours précédant les congés peuvent être un moment intéressant pour faire du tri.

Non pas forcément en ajoutant une réunion de préparation aux congés à un agenda qui déborde déjà, mais simplement en remettant quelques sujets à leur juste place.

• Qu'est-ce qui doit réellement être terminé ?
• Qu'est-ce qui nécessite un relais ?
• Qu'est-ce qui peut parfaitement attendre quinze jours sans provoquer l'effondrement de l'économie mondiale ?

Ce travail d'arbitrage peut aussi envoyer un signal important. Une équipe aura probablement plus de facilité à couper si elle sait qu'une absence est considérée comme normale et qu'elle n'a pas à être compensée par une disponibilité permanente.

La déconnexion ne relève donc pas uniquement de la discipline personnelle de celui ou celle qui part avec son téléphone dans la poche. Elle dépend aussi beaucoup de ce qui se passe autour de lui.

5. Côté collaborateurs : transmettre sans chercher à disparaître parfaitement

De l'autre côté, préparer son absence peut parfois se transformer en projet dans le projet.

On documente tout. On anticipe tous les scénarios. On rédige des consignes pour des événements dont la probabilité avoisine celle de rencontrer un lama dans l'ascenseur.

Et malgré cela, au moment d'éteindre l'ordinateur, demeure cette petite pensée :

J'ai forcément oublié quelque chose.

Probablement. Et ce n'est peut-être pas très grave.😎

Préparer une transmission ne signifie pas nécessairement rendre son absence totalement imperceptible. Quelques éléments peuvent suffire : les sujets réellement actifs, leur état, les personnes à contacter, les éventuelles échéances et ce qui peut tranquillement attendre.

Pour le reste, il y a aussi une part de confiance.

Confiance dans les collègues qui prennent le relais. Confiance dans leur capacité à décider différemment de nous. Et peut-être aussi acceptation d'une idée pas toujours très confortable : pendant quelques jours, les choses continueront sans nous.

Elles seront peut-être faites autrement, cela ne veut pas forcément dire qu'elles seront moins bien faites.

6. Et si le stress avant les vacances était simplement une information ?

Nous avons facilement tendance à considérer le stress comme quelque chose qu'il faudrait supprimer.

Mais celui qui apparaît avant les congés peut aussi être regardé autrement : comme une information sur notre manière de travailler.

• Si je pars systématiquement épuisé, qu'est-ce que cela raconte ?
• Si personne ne peut reprendre mes dossiers, pourquoi ?
• Si je consulte mes messages pendant mes congés, est-ce parce que mon rôle l'exige réellement, parce que le collectif fonctionne ainsi, parce que j'ai peur du retour... ou un peu de tout cela ?

Les réponses seront différentes selon les métiers, les responsabilités, les périodes et les personnes, et c'est probablement mieux ainsi.

L'objectif n'est pas de construire une organisation dans laquelle toute sollicitation disparaît miraculeusement à 18 heures la veille des congés. Il est peut-être plus modestement de repérer ce qui, année après année, crée inutilement de la tension.

Conclusion

Finalement, les vacances sont aussi un petit stress test.

Une organisation solide n'est sans doute pas celle où personne ne manque jamais. C'est plutôt celle qui accepte que les gens soient parfois absents et qui parvient malgré tout à continuer.

Sous cet angle, les départs en vacances constituent un assez bon test grandeur nature. Ils révèlent nos dépendances, nos zones de flou, notre manière de partager l'information, mais aussi notre rapport personnel au contrôle et à l'indispensabilité.

Alors, si juillet transforme chaque année les derniers jours avant les congés en course contre la montre, inutile peut-être de se promettre que l'année prochaine, on « s'organisera mieux ».

On peut commencer plus simplement, en se demandant ce que cette agitation raconte.

Et puis partir. Le reste sera peut-être encore là au retour.