30 minutes pour comprendre la semaine écoulée et donner une direction à la suivante
La revue hebdomadaire n'a besoin ni d'une application sophistiquée ni d'un rituel de deux heures. Elle a surtout besoin d'un rendez-vous régulier, de quelques bonnes sources et d'une méthode suffisamment simple pour survivre aux semaines où l'on n'a justement aucune envie de la faire.
Dans un article précédent, j'ai expliqué pourquoi la revue hebdomadaire occupe une place particulière dans ma manière de m'organiser (La revue hebdomadaire : le rituel qui relie le cap à l'action).
Elle constitue une sorte de charnière entre la direction à long terme et l'action quotidienne.
Mais une fois qu'on a dit cela, une question demeure : concrètement, comment fait-on ?
Commençons par évacuer une difficulté : vous n'avez pas besoin d'un nouvel outil.
1. Avec quoi, quand et pendant combien de temps ?
Si vous disposez déjà d'un gestionnaire de tâches ou d'un système d'organisation, utilisez-le. Mais nul besoin de construire un tableau de bord d'ingénieur de la NASA ou de souscrire une application à la mode pour effectuer une revue hebdomadaire.
L'outil importe beaucoup moins que le rendez-vous.
- Certains préféreront le vendredi en fin de journée, d'autres le week-end. Le lundi matin, avant que le grand cirque ne recommence, peut également convenir. L'essentiel est que ce moment soit régulier et suffisamment protégé pour avoir une chance d'exister.
- Pour commencer, une trentaine de minutes constitue un bon ordre de grandeur.
L'objectif n'est pas de tout traiter, il est de retrouver une vision suffisamment claire de la situation pour pouvoir prendre quelques bonnes décisions.
2. Avant toute chose : rassembler les morceaux
- Dans l'agenda.
- Dans les mails.
- Dans la liste de tâches.
- Dans les notes prises pendant les réunions.
- Dans les post-it.
- Dans les documents en cours.
- Dans les onglets du navigateur laissés ouverts pour « regarder ça plus tard ».
Et surtout dans toutes ces promesses que nous faisons à la volée :
- « Je vous l'envoie. »
- « Je regarde ça cette semaine. »
- « Je te rappelle. »
- « Je m'en occupe. »
La première étape consiste donc à collecter les sources.
Cette idée figurait déjà dans la méthode que j'utilisais pour ma revue de mi-année : avant de tirer des conclusions, il faut commencer par réunir les éléments qui permettent de comprendre ce qui s'est réellement passé (sur ce points, voir : Comment (et pourquoi) faire une revue de mi-année ?).
Pas nécessairement pour tout traiter, mais pour disposer d'une image suffisamment fiable de la situation.
Ensuite, la revue peut commencer.
3. Ma revue hebdomadaire en cinq mouvements
Collecter → Fermer → Regarder → Comprendre → Choisir.
1. Collecter
On commence donc par ramener au jour ce qui traîne : notes, tâches, mails contenant un engagement, idées, décisions, promesses faites oralement, documents à reprendre.
L'enjeu principal est d'éviter qu'une partie de nos engagements continue à vivre uniquement dans notre tête ou dans quelques recoins oubliés.
Une revue menée à partir d'informations incomplètes risque surtout de nous donner une fausse impression de maîtrise.
2. Fermer
Certaines boucles peuvent ensuite être closes.
- Une petite action peut être terminée.
- Une information archivée.
- Une décision enregistrée.
- Une tâche devenue inutile supprimée.
- Un engagement devenu obsolète abandonné explicitement.
- Et puis il y a cette tâche que l'on retrouve pour la quatrième semaine consécutive et que l'on déplace consciencieusement à la semaine suivante.
Elle mérite peut-être qu'on s'interroge :
- Faut-il vraiment la faire ?
- Peut-on la déléguer ?
- Faut-il la simplifier ?
- Ou faudrait-il simplement décider de l'abandonner ?
Le renoncement est aussi un outil d'organisation.
3. Regarder
Vient ensuite le moment de regarder les faits.
Je reprends notamment :
- l'agenda de la semaine écoulée ;
- l'agenda des semaines à venir ;
- les tâches en attente ;
- les projets actifs ;
- les engagements pris ;
- les éventuels indicateurs utiles à mon activité ;
- les objectifs et orientations à plus long terme.
Cette étape permet de remettre côte à côte ce à quoi je dis accorder de l'importance et ce à quoi j'ai réellement consacré mon temps et mon énergie.
Il peut y avoir un écart, Et cet écart peut être beaucoup plus instructif qu'une liste de tâches parfaitement tenue.
4. Comprendre
C'est probablement l'étape la plus précieuse, mais c'est aussi celle que l'on sacrifie le plus facilement.
On peut en effet passer trente minutes à ranger, classer et mettre à jour son système sans avoir véritablement réfléchi à ce qui vient de se passer.
Quelques questions suffisent :
- Qu'est-ce qui s'est bien passé cette semaine ?
- Qu'est-ce qui a coincé ?
- Qu'est-ce qui m'a pris beaucoup de temps pour peu de valeur ?
- Qu'est-ce que j'ai repoussé, et pourquoi ?
- Quel problème revient semaine après semaine ?
- Où mon activité réelle s'est-elle écartée de mes priorités ?
Et une question que l'on oublie beaucoup trop facilement :
De quoi puis-je être satisfait ?
Je fais déjà explicitement une place aux réussites dans ma revue de mi-année, sans d'ailleurs chercher à hiérarchiser les réussites personnelles et professionnelles.
Il n'y a aucune raison d'attendre six mois pour reconnaître ce qui a bien fonctionné : une revue n'est pas un tribunal. Elle sert à apprendre.
5. Choisir
Nous arrivons enfin à la question essentielle.
Elle n'est pas : Qu'est-ce que j'ai à faire ?
La réponse pourrait être interminable.
Elle est plutôt :
Compte tenu de ce que je viens de voir et de comprendre, qu'est-ce qui doit réellement avancer la semaine prochaine ?
La réponse peut prendre la forme d'un plan d'action hebdomadaire.
4. Un plan hebdomadaire, pas une semaine coulée dans le béton
Quelques priorités peuvent suffire :
- Les actions importantes à engager ou poursuivre.
- Les échéances à ne pas oublier.
- Les décisions prises.
- Les principaux points de vigilance.
À l'échelle de la semaine, je cherche principalement à déterminer ce qui doit avancer.
La programmation intervient plutôt à l'échelle de la journée. C'est alors que je vais préciser ce que je vais effectivement faire et quand je vais le faire.
Il reste donc volontairement du jeu entre les deux, parce que le plan hebdomadaire établi tranquillement vendredi devra survivre au lundi matin, et au mardi, parfois même au mardi matin, ce qui constitue déjà un bel exploit.
Le plan hebdomadaire fournit une trajectoire, pas un carcan.
On pourrait résumer ainsi :
- La revue produit des choix.
- Le plan hebdomadaire leur donne une direction.
- La programmation quotidienne les transforme en action.
5. Structurer sa revue autour de son activité
C'est ce que je fais personnellement.
Dans mon activité de formateur et consultant, patron de ma petite entreprise, j'utilise un formulaire organisé autour de plusieurs thèmes (l'exemple que je vous livre ne vaut que pour moi et mon activité - l'idée est de voir en quoi cette approche par activité clé peut vous profiter).
Je regarde notamment :
| Domaine / Rubrique | Contenu détaillé et points d'attention |
|---|---|
| Activité commerciale | • Les propositions rédigées, les affaires en cours, les rendez-vous, la prospection • Les éventuels éléments marquants |
| Formations et conseil, coachings | • Les actions réalisées - ce qui a bien fonctionné et les points de vigilance • Les difficultés rencontrées |
| Gestion | • Les questions administratives • Le management : de mon staff interne, de celui de mon équipe de consultants et de formateurs externes |
| Développements | • Les travaux de R&D et les projets d'entreprise • Les sujets qui préparent l'avenir mais risquent justement d'être écrasés par l'urgence |
| Marche des affaires | Indicateurs suivis : • Chiffre d'affaires et marges • Nombre de jours facturés • Avance ou retard par rapport aux prévisions établies en début d'année • Autres éléments significatifs |
| Faits marquants et appréciation de la semaine | Rubrique subjective et précieuse : le sentiment retiré de la semaine (les chiffres en disent une partie, le ressenti en raconte une autre) |
6. Mon outil ? Une feuille de papier et un crayon
Je commence par collecter mes différentes sources puis je reprends notamment mon agenda de la semaine écoulée.
Le formulaire m'oblige à repasser par les domaines que j'ai décidé de considérer comme importants dans mon activité. C'est essentiel, car certains sujets font beaucoup de bruit et n'ont aucun mal à attirer notre attention, alors que d'autres sont silencieux.
La R&D, le développement d'un nouveau projet ou un sujet de fond peuvent parfaitement disparaître du radar pendant plusieurs semaines sans déclencher la moindre alarme.
Structurer sa revue par domaines permet aussi de redonner périodiquement de la visibilité à ce qui est important sans être urgent.
Les rubriques que j'utilise correspondent évidemment à mon métier. Un manager, un indépendant, un commercial, un chercheur ou un responsable associatif construirait probablement une autre grille.
L'important n'est donc pas de recopier mon formulaire.
La bonne question est plutôt :
Quelles dimensions de mon activité méritent que je les regarde consciemment au moins une fois par semaine ?
7. Conserver ses revues
Quand vient le moment de faire une revue de mi-année ou de fin d'année, je peux aller y puiser. Je retrouve des réussites que j'avais oubliées, des difficultés, des décisions, des faits marquants, des résultats ou des problèmes récurrents.
Plutôt que de reconstruire six ou douze mois à partir de mes souvenirs les plus récents, je dispose d'une série de traces prises au fil de l'eau.
Cela devient une mémoire de l'activité.
Et c'est, de mon point de vue, inestimable pour mesurer le chemin parcouru, comprendre les écarts et me rapprocher progressivement de mes objectifs, y compris ceux qui sont rattachés à ma vision à long terme.
La revue hebdomadaire regarde donc simultanément dans deux directions : elle prépare la semaine à venir, mais elle laisse aussi derrière elle une trace qui servira aux revues de plus long terme.
8. Et quand on n'a vraiment aucune envie de la faire ?
Dans ce cas, je préfère une revue minimale à l'absence de revue.
La revue hedo express en quinze minutes.
- 5 minutes : qu'est-ce qui reste ouvert ?
Les engagements, décisions et problèmes qui ne doivent pas disparaître du radar. - 5 minutes : qu'est-ce que cette semaine m'a appris ?
Une réussite, un échec, un point de friction, quelque chose que je veux reproduire ou changer. - 5 minutes : qu'est-ce qui doit compter la semaine prochaine ?
Deux ou trois priorités, pas quinze.
Les engagements, décisions et problèmes qui ne doivent pas disparaître du radar.
Une réussite, un échec, un point de friction, quelque chose que je veux reproduire ou changer.
Deux ou trois priorités, pas quinze.
Puis on ferme.
Mieux vaut une revue imparfaite et régulière qu'un magnifique système abandonné après trois semaines.
Conclusion : faire de la revue un rituel
Ne cherchez pas à concevoir immédiatement la revue hebdomadaire parfaite :
- Commencez.
- Choisissez un moment.
- Regardez votre agenda.
- Rassemblez vos sources.
- Posez-vous quelques questions.
- Décidez de ce qui doit avancer.
- Puis recommencez la semaine suivante.
Avec le temps, vous ajouterez peut-être des rubriques, supprimerez celles qui ne servent à rien, identifierez les indicateurs qui vous sont réellement utiles et construirez votre propre formulaire.
La méthode doit être suffisamment structurée pour vous aider, mais suffisamment légère pour durer, car la valeur de la revue hebdomadaire ne vient pas de la perfection d'une séance isolée.
Elle vient de sa répétition.
Semaine après semaine, elle crée un rendez-vous entre ce que nous voulions faire, ce que nous avons réellement fait et ce que nous décidons de faire ensuite.
C'est ainsi qu'un simple bilan de trente minutes devient progressivement un outil de pilotage.
Et, pour reprendre le fil de l'article précédent, une manifestation très concrète de notre souveraineté organisationnelle, non pas tout contrôler, mais conserver, aussi souvent que possible, la possibilité de choisir, avec un mantra que je vous recommande : Mieux faire, pour mieux être. Et mieux être, pour mieux faire.
Sur pragma-tic :
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