Du « deuxième cerveau » au savoir partagé : retrouver ce qui compte dans nos archives numériques

Nous avons tous probablement, un jour ou l’autre, confondu stocker avec savoir.

Je plaide coupable.

Quand notre métier consiste à concevoir, structurer et transmettre de la connaissance, la tentation est particulièrement forte. On croise un article intéressant sur le Web : on le garde. Une conférence nous donne quelques idées : on prend des notes. Un exercice fonctionne particulièrement bien avec un groupe : on archive le support. Une proposition commerciale contient une formulation dont on est plutôt content : on la conserve précieusement.

On ne sait jamais. Cela pourra resservir. Et puis les années passent.

De mon côté, cela fait près de vingt ans que j’alimente Evernote. L’idée du « deuxième cerveau » correspond assez bien à l’usage que j’en ai fait : conserver à l’extérieur de ma propre mémoire des informations, idées et documents pour pouvoir les retrouver plus tard. Le concept désigne précisément ce type de système externe destiné à stocker, organiser et mobiliser l’information.

Vingt ans, cela commence à faire beaucoup de choses.

De la littérature aux fondements théoriques de la formation, en passant par des propositions déjà rédigées, des guides d’animation, des modèles, des captures, des notes de lecture ou des ressources dont je ne sais parfois plus très bien pourquoi elles m’avaient paru indispensables.

Une véritable cathédrale d’archives. Impressionnante - et pas toujours très pratique.

Car une scène se répète régulièrement.

Un nouvel appel d’offres arrive. Un client nous demande de concevoir une formation sur mesure. Une problématique me semble familière. Je suis presque certain d’avoir déjà travaillé dessus. Quelque part.

Alors deux possibilités se présentent : chercher ou recommencer.

Et je dois reconnaître qu’il m’arrive de recommencer.

Parce que la bonne ressource existe probablement, mais que la retrouver, comprendre pourquoi je l’avais conservée, vérifier qu’elle est encore pertinente et la remettre au goût du jour peut sembler plus compliqué, sur le moment, que de repartir d’une page blanche.

C’est assez vexant lorsqu’on a passé vingt ans à construire un système précisément destiné à éviter cela.

1. Quand le deuxième cerveau se souvient mieux que nous

L’idée du « deuxième cerveau » est pourtant excellente.

Notre mémoire a ses limites. Les informations que nous rencontrons sont nombreuses. Externaliser une partie de cette mémoire permet de libérer de l’espace mental et de conserver ce que nous ne voulons pas perdre.

Le principe n’est d’ailleurs pas seulement de « se souvenir de choses ». Tiago Forte expliquait déjà en 2015 comment utiliser Evernote comme support d’un processus créatif, et pas simplement comme entrepôt documentaire.

Sur le principe, tout va bien. C’est avec l’accumulation que les choses se compliquent.

Une note supplémentaire ne pose aucun problème, un article non plus, un PDF encore moins.

Mais quelques milliers de « cela pourra peut-être me servir un jour » finissent par former un ensemble assez particulier : nous savons que nous savons quelque chose, sans toujours savoir où, sous quelle forme, ni si cela nous est encore utile.

Notre deuxième cerveau a bien conservé l’information, mais c’est nous qui avons perdu le fil.

2. Retrouver n’est pas réutiliser

J’ai longtemps pensé que le principal problème était celui de la recherche : il faudrait mieux classer. Mieux nommer. Mieux étiqueter.

Sans doute. Mais même lorsque je retrouve exactement ce que je cherchais, une autre question apparaît.

Imaginons une note consacrée à un modèle pédagogique, écrite il y a huit ans. Parfait.

• Mais est-elle encore pertinente ?
• Est-ce que je l’utilise toujours de cette manière ?
• L’exercice associé avait-il réellement bien fonctionné, ou l’avais-je simplement préparé avec beaucoup d’enthousiasme ?
• Existe-t-il une version plus récente quelque part ?
• Et si j’envoie cette note à quelqu’un de l’équipe, comprendra-t-il quoi en faire sans que je lui raconte quinze minutes de contexte ?

C’est là que la différence entre archive et connaissance utilisable devient importante : retrouver quelque chose ne suffit pas, il faut pouvoir le remettre en mouvement.

Une vieille proposition commerciale peut contenir trois paragraphes excellents au milieu de pages devenues inutiles. Un ancien support de formation peut abriter un exercice qui fonctionne toujours. Une note de conférence peut contenir une idée qui, débarrassée du reste, mérite de revenir dans le travail d’aujourd’hui.

Tout l’enjeu est là : non pas seulement retrouver ce que nous avons conservé, mais reconnaître, dans ce que nous retrouvons, ce qui mérite encore de servir.

3. Une mémoire personnelle n’est pas encore une mémoire d’équipe

La question devient encore plus intéressante lorsqu’on travaille à plusieurs.

Mon Evernote peut contenir une mine d’informations. Si je suis le seul à connaître l’existence de cette mine, sa valeur collective reste assez limitée.

Et ouvrir simplement la porte de la mine ne règle pas nécessairement le problème.

« Tout est là, servez-vous » constitue rarement une politique de gestion des connaissances très efficace.

Surtout si « là » signifie vingt ans de notes organisées selon une logique que je suis le seul à comprendre.

J’en arrive donc progressivement à une distinction plus simple.

• Il y a ce que je veux conserver.
• Et il y a ce que nous voulons réutiliser.

Les deux n’ont aucune raison d’être organisés de la même manière.

Une note personnelle peut rester personnelle. Un article peut dormir quinze ans dans les archives si cela me fait plaisir. Une réflexion inachevée n’a pas besoin de devenir un document de référence pour l’équipe.

En revanche, lorsqu’un exercice revient régulièrement, qu’une méthode a fait ses preuves ou qu’un contenu devient une composante récurrente de nos formations, il se passe autre chose :

• La ressource peut changer de statut.
• Une idée devient une fiche.
• Un exercice acquiert quelques consignes compréhensibles.
• Une séquence pédagogique est suffisamment documentée pour être reprise par quelqu’un qui ne l’a pas conçue.

C’est à ce moment-là que la mémoire personnelle commence réellement à devenir du savoir partagé.

4. Capitaliser ne veut pas dire tout conserver

Cette distinction m’a aussi réconcilié avec un mot que j’ai parfois trouvé un peu intimidant : capitaliser.

Dit comme cela, on imagine facilement une immense base documentaire parfaitement entretenue, avec ses règles de nommage, ses responsables, ses procédures de mise à jour et, idéalement, un joli schéma pour expliquer comment tout cela fonctionne.

Dans une petite structure, nous avons rarement le temps pour ça, et ce n’est peut-être pas très grave.

Capitaliser peut être beaucoup plus modeste.

À la fin d’une formation, qu’est-ce qui mérite vraiment de rester ?

• Peut-être cet exercice qui a particulièrement bien fonctionné.
• Cette explication qui a enfin permis de débloquer un concept difficile.
• Cette erreur de conception qu’il serait dommage de reproduire.
• Cette adaptation improvisée face à un groupe et qui s’est révélée meilleure que ce qui était prévu.

Le reste peut rester là où il est.

La capitalisation devient alors moins une volonté de conserver toutes les traces qu’une petite discipline : repérer dans le travail ce qui mérite de nourrir le travail suivant.

5. Nos disques peuvent tout garder. Pas notre attention

Il reste tout de même une question embarrassante.

Pourquoi est-il si difficile de trier ? Pourquoi conservons-nous autant de choses dont nous savons parfaitement que nous ne les rouvrirons probablement jamais ?

« Au cas où », bien sûr.

• Cet article que je lirai plus tard.
• Cette méthode que j’expérimenterai un jour.
• Cette idée qui ne correspond à aucun projet actuel mais qui pourrait, sait-on jamais...

Le numérique nous offre quelque chose de très confortable : la possibilité de remettre le renoncement à plus tard.

Pourquoi choisir puisque nous pouvons tout garder ? Techniquement, cela fonctionne très bien.

Mentalement, beaucoup moins.

Nos outils peuvent conserver des milliers de notes. Nous ne pouvons pas maintenir des milliers d’idées simultanément disponibles dans notre attention. C’est là que la notion de sobriété informationnelle m’intéresse davantage que celle d’un grand ménage numérique.

Il ne s’agit pas de supprimer pour supprimer : il s’agit d’accepter qu’une information puisse avoir été intéressante, utile, voire importante, sans devoir rester éternellement présente dans notre travail.

Trier change alors de sens : ce n’est pas décider de ce qui a eu de la valeur, c’est décider de ce qui doit encore mobiliser notre attention.

Une vieille note peut parfaitement rester dans les archives - elle n’a simplement plus besoin d’occuper le devant de la scène.

6. Surtout, ne pas reconstruire une nouvelle cathédrale

Arrivé à ce point, et me connaissant assez bien, je sais exactement ce que mon naturel me suggère.

• Changer de système.
• Construire une meilleure architecture.
• Reprendre les catégories.
• Repenser les étiquettes.
• Trouver enfin LA méthode qui permettra d’organiser parfaitement vingt ans de connaissances.

Je me méfie désormais beaucoup de cette envie, parce qu’elle pourrait très facilement m’occuper pendant des semaines sans améliorer d’une minute la prochaine formation que nous devons concevoir.

Le risque serait simplement de reconstruire ailleurs une cathédrale plus moderne, avec de plus beaux vitraux, mais toujours aussi difficile à chauffer.

Je préfère maintenant quelque chose de moins spectaculaire : créer quelques passages simples entre les archives et le travail réel.

Pas tout remettre en ordre - faire circuler ce qui mérite de circuler.

7. En pratique : ce que j’essaie de faire maintenant

Évidemment, après ce genre de constat, la tentation du grand chantier de réorganisation reste forte.

Reprendre vingt ans de notes. Harmoniser les étiquettes. Supprimer les doublons. Rationaliser les carnets... construire enfin cette merveilleuse architecture documentaire qui fera l’admiration de tous ceux qui ne l’utiliseront jamais !

J’ai appris à résister.

D’abord parce que je n’ai pas trois semaines devant moi pour ranger Evernote. Ensuite parce que je me connais suffisamment pour savoir comment cela se terminerait : au bout de deux heures, je serais probablement en train de relire avec beaucoup d’intérêt une note de 2009 dont j’avais complètement oublié l’existence.

Alors j’essaie de faire beaucoup plus simple à travers quelques repères pratiques :

Situation / Réflexe	La posture pragmatique au quotidien
1. Chercher plutôt que ranger	Ne plus ouvrir ses anciennes notes pour « faire le ménage », mais y aller uniquement guidé par un problème réel à résoudre ou un appel d'offres à concevoir. Partir du travail à faire, pas des archives à ordonner.
2. Ne pas idéaliser le passé	Regarder une ressource ancienne avec neutralité. Ce n'est pas parce qu'un document a été précieusement conservé pendant des années qu'il est encore pertinent aujourd'hui. Avoir le droit de le laisser de côté.
3. Extraire l'essentiel	Plutôt que de remettre en circulation un document fleuve de quinze pages, n'en extraire que la substantifique moelle : une fiche, un exercice, une trame directement actionnable.
4. Faire passer le test du collègue	Se poser la question clé : « Si je donne cette ressource à un pair, saura-t-il quoi en faire sans que je lui explique tout le contexte ? » Ajouter deux lignes d'objectifs et de conditions d'usage si nécessaire.
5. Ficher la paix au reste	Accepter que tout ne devienne pas du patrimoine partagé. Laisser les notes personnelles dormir tranquillement dans leurs carnets sans culpabilité.

Ce n’est sans doute pas une grande méthode de gestion des connaissances, mais jusqu’ici, c’est celle qui me demande le moins de gérer mes connaissances au lieu de m’en servir.

Conclusion : construire un escalier vers le grenier

Après presque vingt ans d’archives numériques, je n’ai probablement pas besoin de vider le grenier.

Une partie de ce qui s’y trouve peut parfaitement continuer à dormir encore dix ans.

Certaines notes ne seront jamais rouvertes, ce n’est pas très grave.

L’enjeu est ailleurs : construire un escalier suffisamment simple entre ce que nous avons accumulé et ce que nous faisons aujourd’hui.

• Certaines archives resteront des traces.
• D’autres redeviendront des idées.
• Quelques-unes mériteront d’être transformées en outils, en méthodes ou en briques pédagogiques que l’équipe pourra à son tour utiliser, modifier et transmettre.

C’est peut-être ainsi qu’un « deuxième cerveau » personnel devient progressivement une mémoire collective : non pas en partageant tout ce qu’il contient, mais en laissant circuler ce qui mérite encore de vivre.

Et à bien y réfléchir, c’est assez reposant :

• Nous n’avons pas besoin de nous souvenir de tout ce que nous avons appris.
• Nous n’avons pas besoin de maintenir chaque idée en vie.
• Nous n’avons même pas besoin de ranger parfaitement le grenier.

Il faut simplement pouvoir retrouver l’escalier quand nous en avons besoin. Nos outils peuvent bien accueillir vingt ans d’archives. Notre attention, elle, doit encore servir au travail d’aujourd’hui.