Mieux gérer la charge en diminuant les points de collecte de choses à faire

L'idée derrière cette approche consistant à diminuer le nombre de points de collecte est d'éviter du trafic mental inutile, mais aussi de mieux programmer les tâches, les réunions, les projets, et de pouvoir respecter le planning en découlant. Le tout peut se décliner en 3 idées-force qui sont détaillées ci-dessous.

Idée 1 : des points de collecte physiques et virtuels en nombre restreint 

 

Les points de collecte sont des emplacements réels où vous entassez les éléments qui n'ont pas encore fait l'objet d'un traitement de votre part, qu'il s'agisse d'e-mails, de choses à faire, d'idées, de projets ou de pense-bêtes.

Ces points de collecte peuvent être extrêmement divers : un bureau "physique" (une table, un bloc-notes, un agenda, un tableau blanc, des post-its, votre smartphone... et que sais-je encore !) ou un bureau virtuel (typiquement, le desktop de votre ordinateur).

Une solution intéressante consiste à rassembler tous ces éléments non-traités dans une seule boîte - ou dans le moins possible de boîtes. Qu'il s'agisse d'un dossier en cours, d'un post-it collé sur le moniteur de votre ordinateur ou n'importe quoi d'autre de matériel, cela devrait rejoindre une boîte (ou une bannette) si l'endroit où il est n'est pas l'endroit où on le classerait.

Il en va de même pour les e-mails ou les fichiers du bureau de votre ordinateur non-encore traités : ils devraient rejoindre un dossier tampon ou "A traiter" avant de rejoindre leur demeure définitive.

Il ne semble pas inutile de consacrer une quinzaine de minutes quelques fois par semaine à faire le point sur ce qu'il y a dans ces 2 boîtes, et en profiter pour marquer les progrès réalisés ou purger les dits dossiers...

Idée 2 : utiliser un calendrier pour gérer ses choses à faire

Utiliser un planning en lieu et place d'une todo list est également quelque chose à considérer dans la mesure où vous pouvez ainsi programmer vos tâches à un jour et une heure donnés. De cette façon, quand vous ajoutez une tâche à celles déjà programmées, vous savez exactement quand il sera réellement possible de la réaliser.

Vous avez le choix d'utiliser un planning papier ou d'utiliser ceux que vous proposent des logiciels comme Outlook ou Lotus Notes et d'autres encore. L'avantage d'utiliser des calendriers électroniques est de pouvoir assigner des alarmes aux tâches et événements, sans compter la possibilité de créer des événements récurrents ou répétitifs.

Bon, tout cela peut vous paraître un peu (trop) systématique, mais l'idée est bien ici de vous aider à planifier les choses à faire et de suivre le plan prévu. Si vous placez une tâche dans votre calendrier mais que vous ne la réalisez pas, cela n'a pas beaucoup de sens ! Ce qui est intéressant avec cette technique, c'est que vous pouvez également voir s'il vous reste du temps disponible qui peut être utilisé pour ce qui a de l'importance pour vous (travailler plus ? prendre son temps ? s'occuper de soi ?)

Idée 3 : combiner liste de tâches et calendrier

Un dernière astuce peut également vous intéresser si vous vous lancez dans cette nouvelle façon de faire : 

• si une tâche prend moins de 5 minutes, réalisez-la de suite plutôt que de la placer dans le calendrier. 
• Si elle doit prendre entre 5 et 15 minutes, la placer dans une liste de tâches devrait faire l'affaire à condition d'y revenir de temps en temps pour vous assurer que vous n'avez rien laissé traîner d'important. 
• Enfin, si la tâche doit prendre plus de 15 minutes, il parait judicieux de la placer dans le calendrier, avant sa deadline bien sûr !

Pour terminer, je voudrai attirer votre attention sur un point de vigilance : votre cerveau ne devrait pas être un point de collecte, car c'est le risque de saturation qui vous guette ! 

De ce point de vue, des outils permettant de tout rassembler en un seul endroit peuvent représenter un atout majeur. Des applications comme Evernote ou One Note, pour ne citer que les leaders peuvent réellement vous apporter un énorme plus par leur capacité à capter des informations en provenance de différentes sources. 

N'essayez pas de vous souvenir de tout. Il est bien plus préférable d'écrire vos idées, vos tâches et de libérer votre pensée. L'expérience m'a appris qu'avoir cerveau plein de "choses à faire" et de "choses à penser" est une bonne recette pour oublier l'essentiel et se créer du stress par peur d'oublier.