La fausse bonne résolution de septembre : réorganiser sa boîte mail (ou caler son télétravail) plutôt que ses arbitrages

Septembre a ce parfum particulier des recommencements.

Sur les bureaux, réels ou virtuels, reviennent les bonnes intentions. Cette année, c'est décidé : la boîte mail sera impeccable. Les messages auront leurs dossiers et leurs sous-dossiers. L'agenda sera organisé au cordeau. Les jours de télétravail parfaitement positionnés. Et, tant qu'à faire, cette nouvelle application de gestion du temps pourrait bien être celle qui changera tout.

En apparence, il y a là comme un élan de maîtrise.

Enfin, on remet de l'ordre.

Et cela peut faire du bien.

Retrouver une information sans mener une enquête archéologique dans sa messagerie est plutôt appréciable. Repenser ses jours de présence peut améliorer le fonctionnement d'une équipe. Libérer quelques créneaux dans un agenda trop rempli aussi.

Mais au milieu de ce grand rangement de rentrée, une question mérite peut-être de se glisser :
quel problème essaie-t-on vraiment de résoudre ?

Parce qu'un outil mieux organisé peut faciliter le travail. Il peut aussi, parfois, nous éviter de regarder ce qui rend ce travail si difficile à organiser.

1. Le plaisir très rassurant de remettre de l'ordre

Il faut reconnaître au rangement une qualité formidable : il produit rapidement un résultat.

Avant, il y avait 2 437 messages. Après, il y en a 14.

Avant, l'agenda ressemblait à une partie de Tetris perdue d'avance. Après, de jolies plages colorées promettent concentration, réunions, télétravail et, soyons fous, déjeuner.

Nous avons fait quelque chose.

Le problème, c'est que l'action visible et le problème réel ne se trouvent pas toujours au même endroit.

Une boîte mail encombrée peut effectivement être mal organisée. Mais elle peut aussi être le symptôme d'un environnement où beaucoup de sujets arrivent par e-mail, où chacun est mis en copie « au cas où », ou dans lequel il est difficile de savoir ce qui réclame véritablement une réponse.

Un agenda saturé peut manquer de discipline. Il peut également être rempli de réunions auxquelles personne n'ose plus vraiment demander pourquoi il participe.

Quant au télétravail, décider précisément qui vient quel jour peut être utile. Mais si la question de départ était celle de la coopération, de la circulation de l'information ou de l'autonomie, déplacer les personnes sur un planning ne suffira pas nécessairement à y répondre.

Le rangement n'est donc pas le problème.

Peut-être commence-t-il simplement à le devenir lorsqu'on lui demande de résoudre quelque chose qui se situe ailleurs.

1. Outil, organisation, arbitrage : trois questions différentes

Une distinction peut aider :

• L'outil répond plutôt au comment.
  Comment retrouver rapidement ce message ? Comment protéger deux heures dans mon agenda ? Comment organiser mes tâches ?
• L'organisation répond plutôt au qui, au quand et au où.
  Qui doit être présent ? Qui décide ? Quand avons-nous besoin de nous retrouver ? Quels sujets gagnent réellement à être traités ensemble ?
• L'arbitrage, lui, s'intéresse au quoi et au pourquoi.
  Parmi tout ce qui réclame notre attention, qu'est-ce qui mérite réellement de l'obtenir ?

Et c'est là que les choses deviennent un peu moins confortables, parce que s'il est relativement simple de créer un dossier « Prioritaire », il est nettement plus délicat de décider ce qui ne l'est pas.

Par exemple, classer cent messages ne nécessite généralement pas d'expliquer à quelqu'un que son sujet attendra. Déplacer une réunion prend quelques secondes. Se demander si cette réunion a encore une raison d'exister peut ouvrir une conversation légèrement plus longue.

Les outils nous aident à gérer les choix que nous avons faits - ils ont plus de mal avec ceux que nous repoussons.

3. Nos agendas racontent parfois autre chose que nos priorités

La rentrée arrive souvent avec une liste assez impressionnante de choses importantes.

• Ce projet devient stratégique.
• Cette année, nous voulons prendre davantage de recul.
• Nous allons mieux anticiper.
• Il faut préserver du temps pour réfléchir.

Puis l'agenda se remplit.

Et quelques semaines plus tard, les sujets annoncés comme essentiels se retrouvent coincés entre deux réunions récurrentes, trois demandes imprévues et une série de petites tâches qui, prises séparément, ne représentent pas grand-chose.

C'est peut-être là que septembre devient intéressant, pas nécessairement comme le mois du grand changement, mais comme celui où l'on peut observer la distance entre les priorités que nous déclarons et celles auxquelles notre temps est réellement consacré.

Quelques questions peuvent alors apparaître :

• Qu'est-ce qui manque constamment de temps alors que nous affirmons que c'est important ?
• Qu'est-ce qui en consomme beaucoup sans que l'on sache encore exactement pourquoi ?
• Qu'est-ce qui pourrait attendre ?
• Qu'est-ce que nous continuons à faire principalement parce que nous l'avons toujours fait ?
• Et parmi toutes les demandes qui arrivent, lesquelles deviennent automatiquement nos priorités simplement parce qu'elles sont celles de quelqu'un d'autre ?

Les réponses ne tiennent probablement pas dans une nouvelle méthode de productivité.

Ce qui ne les rend pas forcément plus agréables à trouver.

4. Encore faut-il avoir la possibilité d'arbitrer

Évidemment, parler d'arbitrage peut rapidement conduire à un autre classique des conseils d'organisation :

« Il suffit d'apprendre à dire non. »

Si seulement.

Nous n'avons pas tous la même latitude pour décider qu'une demande attendra tranquillement jeudi prochain.

Selon son métier, son niveau de responsabilité, son environnement de travail ou simplement le rapport de forces du moment, dire non peut être facile, délicat ou franchement impossible.

Et lorsqu'une équipe reçoit en permanence des demandes contradictoires présentées comme également prioritaires, le problème ne réside peut-être pas dans la capacité individuelle de ses membres à mieux organiser leur agenda.

On peut alors distinguer plusieurs situations :

• Parfois, nous n'arbitrons pas parce qu'il nous est difficile de renoncer.
• Parfois, personne ne sait véritablement quel sujet doit passer avant les autres.
• Et parfois, l'arbitrage existe bel et bien, mais il se fait ailleurs.

La question devient alors moins : « Suis-je suffisamment organisé ? »

Et davantage : « De quelle marge de manœuvre disposons-nous réellement sur ce qui remplit nos journées ? »

Le changement de perspective est discret, mais il évite de demander à une règle de messagerie de résoudre un problème de gouvernance, ce qui est beaucoup lui demander.

5. Une rentrée sans grand soir organisationnel

Reste cette tentation très "septembre" : profiter du retour pour tout reprendre à zéro.

• Nouvelle méthode.
• Nouvelles habitudes.
• Nouveaux outils.
• Nouvel agenda.
• Nouvelle vie professionnelle avant le 15 septembre.

Peut-être peut-on laisser un peu respirer cette ambition.

Une organisation vivante ne sera probablement jamais parfaitement rangée. Les priorités bougent, les imprévus existent, certains dispositifs fonctionnent pendant six mois puis deviennent moins adaptés. Une équipe change, les contraintes aussi.

La rentrée peut alors devenir autre chose qu'un immense chantier de réorganisation.

Un moment pour regarder ce qui coinçait avant l'été.

Était-ce véritablement le nombre de messages reçus ? Ou le fait de ne pas savoir lesquels méritaient une réponse ?

Était-ce le mauvais positionnement des journées de télétravail ? Ou le fait que personne ne savait vraiment pourquoi certains moments nécessitaient d'être ensemble ?

Était-ce un problème d'agenda ? Ou le nombre de sujets censés y entrer ?

Il n'y aura pas toujours une grande réponse organisationnelle derrière ces questions.

Parfois, déplacer une réunion suffira. Parfois, créer un filtre de messagerie fera gagner un temps précieux. Et parfois, le problème résistera obstinément à toutes les couleurs que l'on pourra mettre dans son calendrier.

C'est aussi une information.

Conclusion : gardons les dossiers, mais pas pour décider à notre place

Alors oui, septembre peut rester le mois où l'on trie quelques dossiers, où l'on déplace deux réunions et où l'on remet un peu d'ordre dans son agenda.

Cela fait parfois du bien, et c'est déjà beaucoup.

Mais entre deux archives et trois catégories de couleurs, une autre question peut se glisser :
qu'est-ce que j'essaie vraiment de remettre en ordre ?

Si la réponse concerne moins la boîte mail que ce qui vient y atterrir, il faudra peut-être regarder ailleurs.

Et accepter qu'aucun dossier nommé « Prioritaire » ne fera l'arbitrage à notre place.