Ephéméride, je t'aime !

Vous connaissez tous cet objet, avec lequel peut-être vous travaillez, ou que vous avez vu sur le bureau de l'assistante de votre service.

A l'heure du web 2, voire 3.0, on pourrait se demander si cet objet surgi du passé a encore sa place dans nos bureaux.

Et pourtant....

Qu'est-ce qui est en mesure de :

• fournir un support visuel pour anticiper
• offrir un espace pour structurer sa journée avec une liste des tâches adaptée à sa journée de travail
• un tableau de bord extrêmement visuel
• un objet que l'on peut tripoter
• proposer un ersatz d'objet transitionnel pour tous les dépendants en manque de doudous

Tirons le signal d'alarme

L'éphéméride a du souci à se faire. Dans leur quête de réduction des frais généraux, bien des entreprises tendent à interdire l'achat de ces objets qui ont fait les beaux jours de tant d'assistantes diverses et variées (mais pas seulement).

Pour beaucoup de responsables de services généraux, cet outil serait désormais obsolète compte tenu des fonctions similaires qu'apporteraient les suites bureautiques.

Et pourtant...

Associé à un calendrier permettant la vision globale des échéances sur une année, un trimestre, un mois ou une semaine, le bloc éphéméride est un redoutable outil d'organisation :

• c'est une mémoire, on peut y noter énormément de choses
• c'est le compagnon de bureau idéal pour le travailleur sédentaire
• on l'a en permanence sous les yeux, il incite à son utilisation
• c'est un support à Post It très convainquant
• c'est un outil de programmation très performant quand on le renseigne systématiquement dès la survenue d'une nouvelle tâche liée à une échéance (ce qui implique l'utilisation d'un planning à jour pour gérer les échéances)
• cela ne tombe jamais en panne

On me rétorquera qu'il ne manque pas d'inconvénients :

• c'est un outil qui renforce la tendance à une vision quotidienne de la gestion du temps (déterminant donc un horizon temporel à courte portée)
• on anticipe pas assez
• il est difficile à emmener avec soi...
• il est mauvais pour la planète, il pousse à couper des arbres pour fabriquer du papier
• c'est un outil rétrograde
• pour le reste, je cherche les autres inconvénients...et je n'en trouve pas !!

Par quoi le remplacer ?

RIEN NE PEUT LE REMPLACER ! 

Je suis un partisan et un fan du bloc-éphéméride, vous l'avez compris. C'est le meilleur ami de l'homme (et de la femme) au bureau.

Bon, si vous êtes addict au papier, vous pouvez utiliser :

• un agenda : c'est quand même la façon la plus simple de noter des choses à faire à un moment donné
• un classeur à anneau de petit format, mais c'est un pis-aller...

Si malgré tout vous décidez de dématérialiser vos outils de gestion du temps, les substituts ne manquent pas : agendas Google, Outlook, Lotus, Zimbra... avec une mention spéciale pour l'agenda Google qui peut être synchronisé facilement avec un smartphone.

Mais si, comme moi, vous regrettez que cet outil génial disparaisse peu à peu de nos espaces de travail, œuvrez auprès de vos responsables des services généraux pour qu'il soit inscrit sur la liste des espèces en voie de disparition à protéger !