Comment éviter de (re)penser ou de (re)chercher ?
Les constats seront je pense assez partagés : il est facile de céder au zapping dans le travail, l'actualité se chargeant de nous faire passer rapidement d'un sujet à un autre.
Les sujets sont multiples et le temps pour intégrer de nouvelles données reste toujours court.
Du coup, on aura tendance à mémoriser ce quoi on est confronté fréquemment, ou ce à quoi on a été formé ou entraîné. On perdra vite la mémoire des choses que l'on a réalisées ou des solutions que l'on a trouvées à un problème qui n'est pas récurrent.
Une solution consisterait à muscler sa mémoire. D'innombrables livres et programmes informatiques vous promettent une mémoire d'éléphant en quelques semaines, que je vous laisse libres d'essayer.
Doit-on tout mémoriser ?
Pour ma part, je préfère ne pas me saturer avec des informations utilisées occasionnellement et conserver mes capacités de réflexion et ma disponibilité d'esprit sur ce qui m'intéresse. Je suis un adepte de ce que j'appelle le "zéro trafic mental", façon d'être que j'aurais le plaisir de vous décrire dans un futur post.
Etat des lieux
En attendant, tout d'abord, je vous recommande de vous livrer à un état des lieux.
Dans ces dernières semaines, y-a-t-il des situations où vous avez été amené à rechercher une information que vous aviez déjà collectée auparavant ? Voici quelques exemples :
- vous avez besoin d'un taxi : combien de fois avez-vous cherché à nouveau les numéros de téléphone des compagnies de taxi des villes où vous avez coutume de vous rendre ?
- vous partez en voyage : une fois encore vous avez oublié tel ou tel objet indispensable en faisant vos bagages
- vous devez accéder à des services en ligne : combien de fois avez-vous du cette année redemander des mots de passe que vous perdez rapidement ?
- vous travaillez en équipe : avez-vous identifiées les fois où vous avez du répéter les mêmes choses à plusieurs personnes différentes ?
Le problème qui se pose devient différent et se résume à deux questions :
- comment garder une trace d’événements ou de façons de faire qui nous importent ?
- comment les retrouver après-coup ?
Donner un coup de main à sa mémoire
Les solutions ne manquent pas :
- Avoir un répertoire de contacts structuré (catégorisé) et à jour, synchronisé avec son smartphone
- Etablir des checklists
- Mettre au point des procédures
- Si l'on ne veut pas écrire, on peut néanmoins photographier ou prendre une note vocale - nos smartphones font cela très bien aujourd'hui
- Faire vivre une faq (frequently asked questions), ou liste des question fréquentes, pour éviter de répéter sans cesse la même chose, et la rendre accessible (par exemple dans un carnet partagé sur Evernote ou das un dossier partagé dans Dropbox)
- Se doter d'un outil journalier de prise de note, bloc-note, cahier, main courante, tablette ou autre - j'ai tenu pendant des années un journal d'appel (pour tous les coups de fil), qui m'a souvent rendu de fiers services en complément de mon bloc-note habituel
- Dans un groupe de travail, inciter chacun à alimenter la connaissance commune par exemple en renseignant une base de données d'incidents ou en faisant des comptes rendus
- Faire confiance à la technique : utiliser un outil de centralisation d'informations - Evernote en est un exemple particulièrement brillant, mais il y en a d'autres
- Effectuer des retours d'expérience après des réalisations qui ont demandé des efforts, si possible en garder une trace écrite
- Transférer le problème à quelqu'un qui a de la mémoire (attention aux singes !!)
- Ne pas oublier de faire des comptes rendus des réunions
- Et je dois en oublier, car, vous l'aurez compris, c'est le but du jeu... ne surtout plus penser à y penser
Je ne dis pas qu'avec tout cela votre mémoire se sera améliorée, mais je suis prêt à parier que le gain de temps sera significatif !
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