Reporting : comment l'intégrer dans sa gestion du temps ?

Le reporting est une activité jugée très chronophage par beaucoup de salariés. Voici cinq pistes pour vous aider à l'optimiser et limiter la perte de temps.

Dans un précédent article, nous avons évoqué les moyens pour faire en sorte que la demande de reporting ne vienne pas ruiner notre gestion des priorités, en mettant l'accent sur la nécessité de clarifier le cahier des charges de ce reporting (https://pragma-tic.blogspot.com/2015/11/temp-reporting-comment-reprendre-la-main.html). Dans cet articles, nous vous livrons quelques pistes pour être plus efficace dans cet exercice.

Travailler avec un échéancier - la technique des 43 dossiers (ou "tickler file")

Il peut paraître curieux d'évoquer ici l'utilisation d'un échéancier à l'heure ou une grande partie de nos sources d'échéances a une forme numérique.

Il n'en demeure pas moins qu'une partie non négligeable de nos actions est matérialisée par des sources écrites : la facture à payer à une certaine date, l'invitation à participer à une réunion, la note préparatoire à un entretien programmé, la trame du reporting planifié, etc... les exemples ne manquent pas.

Comment se tenir à ses résolutions ?

Osez le "Non-négociable" !

Librement inspiré par un article du Wall Street Journal (Heidi Mitchell, le 22/12/2014).

C'est la fin de l'année - un moment où des millions de personnes prennent des "bonnes" résolutions pour améliorer leur vie et s'améliorer eux-mêmes.

D'après un sondage réalisé par Marist Poll (Etats-Unis), 59% des personnes interrogées ont tenu ces bonnes résolutions en 2014.

Alors, qu'est-ce qui fait que l'on tient ses résolutions ? Une experte, Judith Beck, présidente du Beck Institute for Cognitive Behavior Therapy de Philadelphie, également professeur de psychologie à l'Université de Pennsylvanie, explique les bénéfices d'un système un peu contraignant et pourquoi les objectifs flous échouent.

Pour tous les procrastinateurs

Les bonnes résolutions de nouvel an tendent à  intégrer des engagements que l'on a laissés de côté. "Habituellement, ce sont des choses qui sont difficiles à faire, sinon, on les aurait déjà accomplies" explique le Dr. Beck.

Les objectifs les plus communs que l'on voit en janvier se concentrent sur la perte de poids et une meilleure santé en général, mais presque toutes les résolutions peuvent être réparties en 7 catégories :

• santé,
• organisation,
• relations avec les autres
• comment utiliser son temps de loisir
• spiritualité,
• créativité,
• travail

"Certaines personnes désirent revenir à ce qu'ils avaient l'habitude de faire, et s'engagent à dépenser les efforts suffisants" nous dit le Dr. Becker à propos des profils des personnes qui se fixent des bonnes résolutions." D'autres veulent se développer eux-mêmes et avoir une vie mieux remplie.

Le problème du cap à garder

Comme n'importe quelle visite à une salle de gym le démontrera, la plupart des personnes arrive à tenir leurs résolutions pendant quelques semaines. Mais dans le courant de février, on constate que les lieux se vident progressivement. "Il y a des recherches qui montrent que les personnes qui tentent de perdre du poids parce qu'ils ont peur pour leur santé ont plus de chance de réussir que ceux qui le font pour d'autres raisons", explique le Dr. Beck. En d'autres termes, "on tiendra ses résolutions plus facilement si l'enjeu est important".

Typiquement, cependant, les personnes échouent dans leurs efforts de se tenir à leurs bonnes résolutions parce que celles-ci sont trop exigeantes, trop vagues ou trop irréalistes. "Il peut y avoir aussi des facteurs extérieurs. Si votre objectif est de passer plus de temps avec votre famille, vous pouvez avoir besoin de la coopération de vos adolescents pour programmer d'avantage de sorties, par exemple," dit le Dr. Beck.

Quand les gens se sentent démotivés ou découragés, dit le Dr. Beck, ils ont des pensées parasites (des freins) qui interfèrent avec le travail fourni pour atteindre les objectifs. "De ce fait, vous avez besoin de prévoir à l'avance les pensées motrices / positives que vous pourriez avoir quand vous vous sentez dériver, avant même d'avoir commencé - le plus simple étant de les écrire", nous dit le Dr. Beck. "Personne n'a appris comment revenir sur le bon chemin quand il a fait une faute", dit-elle, "mais on peut apprendre à prendre le contrôle des pensées parasites en relisant tous les jours les pensées motrices déjà écrites."

Le Dr. Beck recommande à ses clients de s'imaginer dans un ou cinq ans, à la fois ayant atteint leurs objectifs et transformé ceux-ci en nouvelles habitudes, mais aussi ayant échoué.

Et pourquoi pas oser le "Non-négociable" ?

Beaucoup de gens ont des comportements positifs qu'ils pourraient ne pas vouloir en permanence, mais qu'ils décident d'avoir de toute façon et tout le temps. Le Dr. Beck classe ce type de résolution dans la catégorie non-négociable (ou "Pas le choix"), comme mettre sa ceinture de sécurité en voiture ou s'habiller pour aller travailler. "Nous faisons ces tâches sans lutter parce que nous ne nous donnons pas le choix", dit-elle. "C'est le choix qui rend difficile de tenir les bonnes résolutions". Elle suggère de positionner les comportements positifs recherchés sur une liste mentale "non-négociable" ou "pas le choix" des choses à faire, et de les réaffirmer tous les jours. "Si vous ne vous donnez jamais le choix de manger un dessert, vous n'aurez jamais à lutter," dit-elle.

N'attendez pas pour vous motiver

Le Dr. Beck a pu constater que l'action déclenche la motivation. "Une fois que vous êtes réellement dans la salle de gym, la première minute est peut-être difficile, mais cela va en s'arrangeant progressivement", dit-elle. Elle dit également que la meilleure façon de tenir ses engagements et de comptabiliser ou tracer ses progrès d'une manière ou d'une autre, qu'il s'agisse d'une application pour son smartphone ou d'un partenaire.

Quand vous enfilez vos affaires de sports, ajoute-t-elle, vous avez besoin de vous féliciter vous-même. "La réaffirmation constante de vos progrès est essentielle au succès," dit le Dr. Beck.

On voit que la science peut venir au secours des preneurs  de résolutions !
Ya pu ka...

Et vous, quelles sont vos astuces pour garder le cap ?

Lois générales du temps - la loi de Hofstadter

« Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter. »

On l'appelle aussi Loi de glissement de planning.

C'est une loi empirique qui se vérifie régulièrement dans le domaine de la recherche et du développement, en particulier pour ce qui concerne le développement logiciel.

Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

Loi des rythmes biologiques

Chaque individu est animé de multiples rythmes biologiques, et le respect de nos horloges internes permet de tirer parti de nos périodes de grande forme, et également de respecter nos périodes de récupération.

Citations - aujourd'hui : Brillat-Savarin

"Attendre trop longtemps un convive retardataire est un manque d'égards pour tous ceux qui sont présents."
Anthelme Brillat-Savarin, Gastronome

Je ne pense pas que Brillat-Savarin pensait à nos modernes réunions en déclarant ceci.

Si, comme beaucoup d'entre nous, vous vous plaignez de ne pouvoir démarrer ni terminer vos réunions à l'heure, ayez une pensée reconnaissante pour ceux qui sont présents, et démarrez sans tarder !

Jean Anthelme Brillat-Savarin, né le 2 avril 1755 à Belley et mort le 1er février 1826 à Paris, est un illustre gastronome français, qui fut, toute sa vie, un hédoniste. Sa publication la plus célèbre est la Physiologie du goût, éditée en décembre 1825, deux mois avant sa mort. 

Citations - aujourd'hui : Louis de Bonald

"Il y a des gens qui ne savent pas perdre leur temps tout seul. Ils sont le fléau des gens occupés."
Louis de Bonald

Voilà une déclaration qui parlera à tous ceux qui se plaignent d'être trop sollicités.

Si c'est votre cas, je ne saurai trop vous recommander de procéder en deux étapes :

• identifier les personnes qui vous sollicitent le plus
• s'interroger sur les causes de cet état de fait : excès ou "devoir" de disponibilité, politique de la porte ouverte sans discernement, incompétence, absence de règles du jeu, centralisation excessive de l'information ou de la compétence, etc...

Suivant les cas, cela orientera votre plan d'action de manière à mieux travailler avec les autres.

Louis-Gabriel-Ambroise, vicomte de Bonald, né le 2 octobre 1754 à Millau où il est mort le 23 novembre 1840, est un homme politique, philosophe, publiciste français, grand adversaire de la Révolution française. Il est considéré depuis Émile Durkheim comme un des fondateurs de la sociologie. (source Wikipedia)

Citations - aujourd'hui : Henri Laborit

Vous connaissez sans doute Henri Laborit si vous vous intéressez à la gestion du temps. 

C'était un grand chercheur, chirurgien et spécialiste des neurosciences à qui nous devons un ouvrage fondateur sur la compréhension des comportements humains : L'éloge de la fuite, paru en 1976.

Dans cet ouvrage, il met en évidence chez l'être humain l'existence d'un "programme" biologique de survie qui lui fait naturellement fuir le stress et rechercher le plaisir. C'est ce qui a donné naissance à une autre des lois générales du temps : faire le plus difficile en premier.

J'avoue avoir un intérêt particulier pour la pensée de Laborit. Eclectique et curieux, humaniste, il a réussi à échapper à toutes les tentatives de récupération.

La magie d'internet nous permet d'extraire quelques perles dans sa considérable bibliographie.

Ode au morcellement (ou la technique du minuteur)

Comment arriver à terminer ce que l'on a commencé ? Comment arriver au bout de ce qui nous parait insurmontable ? Comment tenir bon quand on a du mal à se concentrer ?

Je ne connais personne qui ne se soit pas un jour demandé s'il n'avait pas autre chose à faire que se concentrer sur le dossier ultra-prioritaire et aussi ultra-démotivant demandé par sa hiérarchie ou par un collègue tatillon... 
Et je ne parle pas des tâches qui paraissent insurmontable, à confronter à un tas de distractions environnantes (comme fureter sur internet, mettre à jour son profil sur les réseaux sociaux, trouver l'âme sœur sur un site de rencontre, aller boire un autre café, dire oui à toutes les demandes qui nous sont faites...etc.).

Citations - aujourd'hui : Henry Kissinger

"Il ne peut y avoir de crise la semaine prochaine : mon agenda est déjà plein."
Henry Kissinger

Comment interpréter cette boutade d'Henry Kissinger ?
Ce dernier est connu pour ses nombreuses petites phrases qui émaillent ses livres et ses déclarations. Il y en a tant que cela mériterait un ouvrage en soi.

Ce que j'en retiens, c'est l'utilité de se projeter suffisamment à l'avance et de coucher les échéances sur le papier. De ce point de vue, la notion de crise est à relativiser : ce qui est anticipé est déjà moins critique.

Henry Kissinger, né Heinz Alfred Kissinger le 27 mai 1923 à Fürth en Allemagne, est un politologue et diplomate américain.

Il s'illustre comme secrétaire d'État du gouvernement républicain de Richard Nixon, poste qu'il occupe ensuite sous Gerald Ford. Promoteur de la Realpolitik, il joue un rôle important dans la diplomatie américaine au cours de la Guerre froide de 1968 à 1977. Il reçoit le Prix Nobel de la paix en 1973 pour son action dans la résolution de la Guerre du Viêt Nam et de la Guerre du Kippour.

Lois générales du temps - la loi de Murphy

Rien n'est aussi simple qu'il n'y paraît - tout ce qui peut tourner mal tournera mal - chaque chose prend toujours plus de temps qu'on ne le prévoyait au départ.

On peut envisager deux conceptions de la loi de Murphy.

La première conception peut être considérée comme une expression du pessimisme érigée en mode de vie ou de pensée.

En France, on parle de loi de l'emmerdement maximum, ou "loi de la tartine beurrée" (la tartine tombant toujours du côté beurré).
C'est ce qui nous fait dire par exemple que les files d'attente aux caisses des supermarchés dans lesquelles nous ne sommes pas vont toujours plus vite que celle où nous trouvons.

Monochrone ou polychrone - comment travailler ensemble ? (3/3)

Dans un précédent article, nous avons discuté de la perception du temps et du concept de polychronie tel qu'abordé par Edward Hall.

En imaginant une situation de travail mettant en scène deux personnes ayant des perceptions totalement opposées, on peut aisément imaginer quel casse-tête que cela représenter pour l'un de travailler avec l'autre.

Monochrone ou polychrone - comment se situer ? (2/3)

La perception du temps à l'épreuve des faits

Le test qui suit présente douze situations. Vous trouverez pour chacune d'elles, deux options. Choisissez parmi les deux options proposées celle qui correspond à ce que vous faites habituellement (et non ce que vous aimez ou pensez faire).

Monochrone ou polychrone - les fondamentaux (1/3)

La façon dont nous percevons le temps influence notre façon de le gérer !

Il est intéressant de constater combien les différences culturelles se traduisent également par des différences dans la perception du temps et la façon de le concevoir, de l'utiliser et de le gérer.

Il est facile intuitivement de percevoir des différences un peu caricaturales : par exemple, on ne gère pas le temps dans le Sud de l'Espagne comme on le gère dans la Rhénanie allemande...

Lois générales du temps - la loi de Illich

Au delà d’un seuil de travail horaire, le temps passé n’est plus efficace

Ivan Illich, penseur et intellectuel contemporain autrichien aujourd'hui décédé , est surtout connu pour ses travaux en matière d'éducation.

Il met en évidence le risque de contre-productivité dans le travail, en remarquant que la vieille loi dite « des rendements décroissants » - connue depuis Turgot et les économistes classiques - s'applique aussi à l'activité humaine.

Les paysans avaient remarqué qu'en doublant la quantité de travail agricole on ne double pas la quantité de blé produite. Et, plus on approche d'une certaine limite, plus il faut ajouter de travail pour obtenir toujours moins de blé supplémentaire. Au-delà, on entre dans la zone dite des rendements décroissants.

Appliqué à la vie au travail de nos jours, cela implique notamment que passé un certain seuil de temps passé sur une activité, notre efficacité diminue et devient même négative.

Conséquences

• Sachant que le temps de concentration optimal est de 45 minutes, nous devons donc accepter nos propres limites et prendre des pauses lorsqu’on le dépasse.
• en cas de baisse de régime, il est possible également de changer d'activité ou de marcher un peu pour retrouver de la fraîcheur

Ivan Illich (1926-2002) est un penseur de l'écologie politique et une figure importante de la critique de la société industrielle.

Lois générales du temps - la loi de l'Ecclésiaste

Un temps pour toute chose et chaque chose en son temps

Cette loi est ainsi nommée en référence à l'un des livres de l’Ancien testament, l'Ecclésiaste, où l’on trouve des opinions opposées les unes aux autres comme si l’auteur s’était proposé à lui-même des objections et des doutes pour mieux les discuter.

Connaissez-vous le PocketMod ?

Un outil génial pour revenir à l'essentiel

Quand on parle d'outil d'organisation, on pense souvent à l'agenda, papier ou numérique, en tous cas à quelque chose d'assez construit dans lequel l'heureux utilisateur est prié de se mouler aimablement.

Si, comme moi, vous aimez les solutions pratiques, portables, aisément customisables et plutôt orientées développement durable, alors, le PocketMod est fait pour vous !

Lois générales du temps - la loi de Douglas

Dossiers et documents s'accumulent jusqu'à remplir la totalité des rangements disponibles

Plus on a de place plus on s'étale, c'est connu, mais la nature ayant horreur du vide, il n'y a pas beaucoup d'effort à faire pour se faire rapidement déborder, qu'il s'agisse de documents papier ou de documents numériques, e-mails, fichiers, etc...

Octobre - la France à l'heure d'hiver

Voulez-vous dormir une heure de plus ?

Difficile de répondre non à un telle proposition. En effet, dans la nuit de samedi (27 octobre) à ce dimanche la France, ainsi que les autres pays de l'Union européenne, reculeront leurs horloges d'une heure pour revenir à l'heure d'hiver.

Ce passage à l'heure d'hiver prend place tous les ans à l'automne depuis 1976.  Vous gagnerez donc une heure de sommeil, ce qui vous permettra de récuparer celle perdue à la fin du mois de mars lors du passage à l'heure d'été. Le décalage par rapport au Temps Universel (heure de Greenwich) ne sera plus que d'une heure (TU+1), contre deux heures (TU+2) de fin mars à fin octobre.

« Plus ça rate, plus on a de chances que ça marche. » Devise Shadok

« Ce n'est qu'en essayant continuellement que l'on finit par réussir. Autrement dit : plus ça rate, plus on a de chances que ça marche. »

Devise Shadok

Je ne sais pas si les aventures des Shadoks évoquent quoi que ce soit pour les nouvelles générations. Pour mémoire, elles ont fait l'objet d'une série de dessins animés télévisés initiée en 1968 (par Jacques Rouxel) et qui  est sans cesse rediffusée depuis. Elle met en scène les Shadoks, créatures improbables aux apparences d'oiseaux loufoques. Ils passent leur temps à inventer des choses essentielles qui ne fonctionnent pas. La série est commentée par un acteur à la voix inoubliable, Claude Piéplu, indissociable de la série.

Cette citation, « plus ça rate, plus on a de chances que ça marche »
affirme qu'en éliminant les cas statistiquement défavorables d'un événement, on augmente peu à peu ses chances d'obtenir un cas favorable, même peu probable.