Mes trucs pour gérer mon temps : un bureau (Windows) bien rangé (1)

Des astuces pour être plus productifs avec le bureau Windows

Je ne connais pas grand-monde en entreprise qui pourrait affirmer que la micro-informatique n'a pas changé les méthodes de travail.

Pour beaucoup d'entre nous, une part importante de notre temps est consacrée à manipuler des objets informatiques ou des documents numériques.

L'évolution dans les méthodes de travail n'a pas forcément été suivie d'un changement dans la façon de s'organiser

Par exemple, dans la mesure où le travail en espace ouvert tend à se généraliser, il ne viendrait à l'esprit de personne de laisser en évidence des piles de documents sur son bureau (c'est d'ailleurs interdit par le règlement intérieur de beaucoup d'entreprises, pour de simples raisons de sécurité). C'est pourtant ce que nous faisons souvent avec notre bureau virtuel.

On voit souvent deux écoles s'affronter :

1. vous êtes un partisan de l'ordre en toute chose : vous classez vos documents et vous appliquez les méthodes qui ont fait leurs preuves au monde numérique comme au monde physique.
   Vous est-il déjà arrivé de pester parce que vous avez l'impression de perdre un temps fou à rechercher des documents bien rangés au fin fond d'une arborescence de répertoires sur votre disque dur ou sur le réseau ? Avez-vous l'impression de passer beaucoup de temps à "naviguer" dans votre ordinateur ?
   Vous faites peut-être partie de ces gens qui réaction à cet état de fait utilisent le bureau de leur ordinateur comme un espace de stockage ou de travail. Ce qui peut signifier que vous appartenez à l'autre école, celle des pragmatiques pressés.
   
2. vous n'avez pas de temps à perdre et les choses doivent être accessibles : les documents en cours sont sur le bureau virtuel. Ils ont tendance à y rester une fois qu'ils ont été traités.
   
   C'est vrai que c'est pratique, mais le bureau ressemble rapidement à une mosaïque à petits carreaux. Cela finit par créer de la gêne visuelle, et cela contribue à la surcharge informationnelle elle-même génératrice de trafic mental. Sans compter le fait que les documents présents sur le bureau sont rarement sauvegardés automatiquement par les système de sauvegarde présents sur votre micro.

Alors que faire ? Le plus simple est de réunir le meilleur des deux mondes

Dans un premier temps, il peut sembler raisonnable d'identifier les documents ou emplacement les plus utilisés :

• les documents déjà existants souvent manipulés
• les modèles de documents les plus fréquemment utilisés
• les dossiers, répertoires locaux ou distants (sur un serveur, par exemple) auxquels vous accédez fréquemment

Une fois cette cartographie réalisée, je vous propose la démarche suivante :

 1. Créez sur le bureau un dossier "Fréquents" : vous allez pouvoir y placer tout d'abord des raccourcis vers les dossiers les plus utilisés. Pour ce faire, naviguez dans l'arborescence des répertoires jusqu'au dossier concerné, puis copiez-le (sélection du dossier, puis click droit "Copier"). Revenez vers le dossier "Fréquents" du bureau puis collez le raccourci (cliquer dans le dossier, puis clic droit "Copier le raccourci"). Réitérer l'opération pour tous les dossiers concernés.

Créer dans votre dossier "Fréquents" un sous-dossier "Documents fréquents". Vous allez pouvoir y copier des raccourcis vers tous les modèles de documents que vous utilisez fréquemment (modèles de lettres, de mails, comptes rendus de réunion, tableaux Excel, modèles de présentation Powerpoint, etc...).

A partir de maintenant, plutôt que de naviguer dans l'arborescence des répertoires Windows, passez systématiquement par votre dossiers "Fréquents". Cela vous économisera un nombre de clics considérable.

2. Créez une nouvelle barre d'outils
Si vous désirez que ce dossier de raccourcis soit accessible à tout moment, l'astuce suivante devrait vous sauver la mise : faites un clic droit sur la barre des tâches Windows en bas de l'écran et sélectionner la commande "Barre d'outils">"Nouvelle barre d'outils". 

Une fenêtre va s'afficher en vous proposant de sélectionner un dossier : ouvrez le bureau puis sélectionnez le dossier "Fréquents". Un menu déroulant figure maintenant dans la barre des tâches.

Voilà qui devrait vous faire gagner en confort et en productivité.

N'oubliez-pas que les habitudes ont la vie dure : faites un nettoyage du bureau de temps à autres, ne serait-ce que pour classer les documents que vous avez créés entre-temps.