Reporting : comment l'intégrer dans sa gestion du temps ?

Le reporting est une activité jugée très chronophage par beaucoup de salariés. Voici cinq pistes pour vous aider à l'optimiser et limiter la perte de temps.

Dans un précédent article, nous avons évoqué les moyens pour faire en sorte que la demande de reporting ne vienne pas ruiner notre gestion des priorités, en mettant l'accent sur la nécessité de clarifier le cahier des charges de ce reporting (https://pragma-tic.blogspot.com/2015/11/temp-reporting-comment-reprendre-la-main.html). Dans cet articles, nous vous livrons quelques pistes pour être plus efficace dans cet exercice.

1. Organisez l'activité reporting : prévoyez des plages horaires fixes et récurrentes. Privilégiez par ailleurs un reporting régulier avec des séquences courtes et quotidiennes plutôt que de tout faire en une seule fois chaque semaine (si votre reporting quotidien représente 15 mn de travail par jour, il est vraisemblable qu'une seule séance hebdomadaire vous coûtera une demi-journée...).
2. Si vous alimentez une application du type ERP pour votre reporting, vérifiez que toutes les données demandées par le logiciel ne sont pas indispensables - à vérifier avec votre manager, évidemment ! Il est préférable de se concentrer sur un nombre restreint d'indicateurs qui vous seront réellement utiles, plutôt que de vous échiner à saisir des données qui ne seront pas exploitées.
3. Anticipez le reporting : évitez l'improvisation et le rush de dernière minute. Ayez à portée de main un document où vous noterez les éléments importants qui alimenteront votre prochain reporting (bloc-note, classeur Excel, etc.). Cela vous évitera d'avoir à chercher les différentes informations une par une dans les différents dossiers où vous les avez classées.
4. Pratiquer la technique des 3 "P" : Peu, Précis, Pertinent. Si vous avez à rédiger quelque chose, demandez-vous qui est destinataire de votre reporting. De quoi a-t-il besoin, sous quelle forme ? Cela devrait vous permettre d'aller à l'essentiel.
5. Si vous êtes le demandeur du reporting, n'oubliez pas d'en préciser la finalité : l'absence de feedback sur le reporting est générateur de beaucoup de frustration, et a tendance à faire naître le sentiment que ce qui est demandé est inutile. Vous gagnerez également à préciser le contenu, la fréquence et la forme du reporting que vous attendez.

Et vous ? Comment vous y prenez-vous ?

Faites part de vos astuces. C'est typiquement le genre de sujet qui mérite un partage des bonnes pratiques !

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