S'organiser avec la matrice des actions prioritaires

Dès que l'on parle de gestion des priorités se pose la question des critères sur lesquelles juger lesdites priorités. 

L'approche la plus utilisée aujourd'hui pour gérer les priorités repose sur la distinction entre important et urgent. 

Une autre approche possible peut consister à privilégier la notion de rentabilité de la tâche en regard de l'effort à consentir pour la réaliser.

Dans cette optique, la matrice des actions prioritaires est un outil dont l'objectif est de vous aider à choisir les actions à prioriser (et aussi d'identifier celles à mettre de côté) en fonction de ces critères.

L'idée est de tenir compte du fait que nous avons en général plus de souhaits, d'objectifs ou de tâches que le temps nécessaire pour les réaliser. En choisissant intelligemment ces tâches, nous augmenterons notre capacité à exploiter le temps dont nous disposons pour nous rapprocher de ces objectifs.

Cet outil de priorisation repose sur un postulat, celui que toute tâche peut être catégorisée sur deux critères :

• l'impact de la réalisation de la tâche (ou sa valeur ajoutée)
• l'effort à consentir pour la réaliser

On voit que cette approche est très influencée par une conception de l'organisation qui repose sur l'idée de rentabilité du temps. C'est aussi une conséquence de la loi de Pareto (qui dit que l'essentiel prend 20% du temps, l'accessoire 80%). Elle diffère en cela des approches qui s'appuient sur la confrontation des critères d'importance et d'urgence de la tâche à effectuer (comme l'analyse d'Eisenhower).

Les 4 types d'activités selon la rentabilité et l'effort

La figure ci-dessous présente le forme basique de la matrice des actions prioritaires.

En positionnant chaque activité ou tâche dans la matrice, vous pouvez rapidement distinguer les projets qui vous donneront le plus grand retour sur investissement :

1. Quick wins (victoires rapides) : impact fort, peu d'efforts
   Ce sont les projets les plus attractifs, ceux qui vous donnent un bon retour sur investissement avec un effort limité. Privilégiez ce type d'activité autant que vous le pouvez.
2. Major projects (projets majeurs) : impact fort, beaucoup d'efforts
   Bien que délivrant un bon retour sur investissement, ces activités nécessitent beaucoup de temps. La conséquence en est que certains projets majeurs seront à l'origine d'un grand nombre de "Quick wins". Point de vigilance : savoir s'arrêter.
3. Fill Ins (tout venant) : impact faible, peu d'efforts
   Ne pas se concentrer plus que nécessaire sur ces tâches. Faites-les s'il vous reste du temps, mais vous pouvez les délaisser sans état d'âme si une tâche plus prioritaire entre dans votre corbeille.
4. Thankless Tasks (mal nécessaire) : impact faible, beaucoup d'efforts
   Evitez-les autant que faire se peut. Non seulement elles ne vous apporteront que peu de valeur ajoutée, mais elle auront de plus tendance à consumer tout votre temps.

Comment s'en servir

1. Priorisation
   Listez les activités que vous souhaitez accomplirFaites l'évaluation de chacune sur le critère d'impact (par exemple de 0 à 10), et sur le critère d'effort (de 0 à 10)Positionnez chaque activité sur la matriceSélectionner les activités à prioriser ou éliminez les actions jugées non prioritaires
2. Points de vigilance
   Ne pas oublier son bon sens. La frontière entre un projet majeur et une activité jugée peu rentable avec beaucoup d'effort peut être assez ténue.