Méthodes de l'anticipation, épisode 2 : le moyen terme — une question, un moment, un agenda refermé.
Dans l'article précédent, nous avons appris à anticiper à long terme : dresser une gamme de scénarios, planifier leur tronc commun, garder des questions en réserve. Le long terme, c'était le monde des possibles. Descendons maintenant d'un étage : le mois qui vient, la semaine qui suit, les échéances datées de l'agenda. On voit bien que l'anticipation change de nature : ici, plus de scénarios ni de gammes ; ici, on est dans le monde des tâches, des dates, des listes. C'est là que la vie quotidienne se joue.
Et c'est là, je vous le dis d'emblée, que se trouve le geste le plus rentable de toute cette série.
La réunion fantôme, en mode résolution
Vous vous souvenez peut-être de la réunion fantôme du premier article : cette réunion trimestrielle du 15 avril, bien visible dans l'agenda depuis trois mois, mais entourée d'un cortège de tâches invisibles (le support à finaliser, la salle à prévenir, la synthèse à imprimer, la demi-journée de compte rendu qui suit).
Aujourd'hui, 1er janvier. Mon planning m'indique que la réunion de présentation des résultats trimestriels aura lieu le 15 avril.
Cette réunion implique : la compilation des résultats, la rédaction d'une synthèse, la préparation de quelques visuels, la préparation de mon déplacement. Je décide d'affecter ces activités à la semaine S-2 précédant la réunion : je les note sur une liste que j'insère dans mon agenda, à cette semaine S-2.
Revenant de cette réunion, il me faudra prévoir : la diffusion du compte rendu, l'information de mon équipe, une réflexion sur d'éventuelles mesures correctives. Je décide d'affecter ces activités à la semaine S+1 suivant la réunion : je les note sur une liste que j'insère dans mon agenda, à la semaine S+1.
C'est tout. Pas un outil nouveau, pas un logiciel, pas une méthode compliquée : une question, posée à un moment choisi, et deux listes glissées dans l'agenda aux semaines qui vont bien. Évidemment, à ces listes viendront s'ajouter d'autres activités, anticipées de la même manière au fil des échéances.
Comment une question aussi simple a-t-elle produit toutes les tâches que la réunion fantôme cachait ? C'est ce qu'il faut regarder de près.
Toute échéance traîne un cortège
Le principe tient en une phrase : toute échéance traîne un cortège, c'est à dire les tâches qui doivent la précéder (l'amont) et celles qu'elle engendre (l'aval). La question qui le révèle : qu'est-ce qui doit être fait avant, et qu'est-ce qui suivra ? Autrement dit (et c'est la version que je donne en formation) : identifier quels événements vont en impliquer d'autres au préalable, ou en déclencher a posteriori.
La réunion du 15 avril, passée au scan amont / aval
Prévenir la salle technique
10 minutes avec le collaborateur
Retransmettre les décisions
des mesures correctives
L'événement visible masque du travail invisible : le jaune avant, le vert après — tout le cortège entre dans l'agenda.
Pourquoi ça marche ? Parce que l'amont et l'aval ne sont pas de l'imprévisible. Ce sont, pour reprendre le fil de notre premier article, des prévisibles qu'on n'a pas regardés en face. La time line suffit à les révéler : posez l'échéance sur une ligne, regardez à gauche (ce qui doit précéder), regardez à droite (ce qui suivra). C'est notre double sens du temps (projeter devant, s'appuyer sur l'expérience) en version opératoire.
Un aveu, d'ailleurs, avant d'aller plus loin : il est difficile de prévoir exactement quand et comment des événements vont survenir, et d'évaluer leur durée de façon précise. Cela est vrai, et cela restera vrai.
Mais avec un peu d'expérience, deux choses deviennent possibles :
- identifier ce qui implique quoi,
- constituer à l'avance un stock — un en-cours — de tâches pour la période considérée.
Le premier scan est approximatif ; le dixième est lucide. C'est l'expérience qui fait le prophète, pas la méthode.
Ce geste a quelque chose d'unique : les autres méthodes travaillent le stock existant ou les risques d'échec. Celle-ci part d'un point différent : les échéances déjà présentes dans l'agenda, et ce qu'elles impliquent avant et après. Tout le reste découle de cette question. C'est un geste rare dans la littérature, probablement parce qu'il est trop simple pour faire l'objet d'un livre : il tient en une question.
Dernière pièce de vocabulaire avant la méthode : ce que nous constituons s'appellera ici un stock d'en-cours de tâches — l'ensemble des actions amont et aval, datées et datables, réunies avant toute planification. Le mot en-cours est important : ce n'est pas une pile qu'on vide, c'est un flux qu'on entretient.
La méthode, pas à pas
Concrètement, six temps. Je les donne sur l'exemple du 15 avril, mais chaque temps fonctionne pour toute échéance : un rendez-vous client, une échéance fiscale, un anniversaire, un déménagement.
- Un moment dédié.
→ Le geste est daté : c'est la revue — hebdomadaire, mensuelle, selon votre rythme — qui déclenche le scan. Sans moment, pas d'anticipation ; seulement des intentions. C'est d'ailleurs l'une des raisons d'être des revues : on ne les fait pas pour le plaisir de faire le bilan, on les fait aussi pour regarder devant. - La time line.
→ Dérouler la période qui vient — le mois, les deux mois — et repérer les échéances.
La réunion du 15 avril y figure, comme dans tout agenda. Ce simple déroulé est déjà un geste d'anticipation : la plupart des gens ne regardent leur agenda que la semaine en cours, rarement plus loin. - Le scan amont.
→ Pour chaque échéance : que suppose-t-elle de fait avant ?
Pour la réunion : finaliser le support et le diffuser (S-2), prévenir la salle technique (S-2), imprimer la synthèse du trimestre (S-1), réserver dix minutes au préalable avec le collaborateur dont on présente les résultats (S-1). - Le scan aval.
→ Qu'engendre-t-elle après ?
Rédiger le compte rendu (S+1 matin), retransmettre les décisions (S+1), programmer le suivi des mesures correctives (S+2). - Le stock, daté.
→ Chaque tâche reçoit une période — S-2, S-1, S+1 — et une durée estimée, grossièrement. C'est le passage de la liste informe au stock d'en-cours datable. Pas la perfection : la présence. Sur ce point, la rigueur sur l'enchaînement des tâches — ce qui dépend de quoi — vaut mieux qu'une estimation au quart d'heure. - Refermer l'agenda — et oublier tout.
→ C'est le geste le plus surprenant de la méthode, et il mérite sa propre section.
Ce travail fait pour la réunion du 15 avril, on le refait pour chaque échéance, à chaque mise à jour du planning : les listes d'en-cours prévisionnels s'enrichissent ainsi de boucle en boucle.
Et alors — c'est la phrase que je vous demande de garder — à chaque début de période, il me suffira de consulter ma liste en cours pour répartir mes ressources en fonction de mes priorités et des activités que j'aurai notées. Le jour où j'ouvre mon agenda à la semaine S-2, il ne me reste plus qu'à mettre en forme la journée ou la semaine. La fabrication est finie ; la mise en forme peut commencer.
Oublier tout, et refermer l'agenda
« Oublier tout » : la formule surprend, venue du monde des organisateurs papier. Elle dit quelque chose de précis : l'anticipation est un geste daté et clos. On scanne, on date, on inscrit, on referme - et on oublie, en toute confiance, jusqu'à la revue suivante.
On scanne, on date, on inscrit, on referme,
et on oublie, en toute confiance.
C'est un avantage, pas une privation. Souvenez-vous de l'article sur la définition : ce qui est consigné sur une liste n'a plus à encombrer l'esprit ni la mémoire. L'agenda refermé devient une sorte de pensionnaire fidèle : il garde pour nous ce que nous n'avons plus à garder, et notre capital temps-énergie-attention reste disponible pour le présent. On ne scanne pas indéfiniment, on ne rumine pas les échéances à venir : le geste a une fin prévue, et cette fin fait partie de la méthode. C'est elle, d'ailleurs, qui répond à la question de la sur-analyse : quand arrêter d'anticiper ? Quand l'agenda est refermé.
Et cette refermeture est aussi une frontière, au sens propre : le moment où l'Anticipation rend son stock à la Programmation. « La fabrication est finie ; au jour dit, il ne restera qu'à mettre en forme la journée ». C'est littéralement le passage de témoin entre les deux piliers. Chaque pilier a son geste ; celui-ci est le nôtre.
Où tout cela se range
Le stock d'en-cours doit vivre quelque part, et l'histoire des supports est instructive.
- À l'époque des agendas papier, c'était une feuille ou un post-it : la liste des tâches de la semaine S-2, glissée dans l'agenda à la semaine S-2.
- Aujourd'hui, avec les outils de gestion de tâches intégrés aux ERP ou aux suites collaboratives, je préconise de les détourner : créez une tâche hebdomadaire fictive, récurrente, tous les lundis — chez moi, elle s'appelle « Stock de la semaine » — et faites-en l'épingle qui porte votre liste. Même chose chaque premier du mois avec une tâche récurrente mensuelle (chez moi : « Stock du mois »).
- Si votre organisation vit dans un espace de travail aux tâches partagées : un paperboard, des post-it, et l'affaire est réglée.
La règle est la même dans tous les cas, et elle vaut plus que toutes les techniques : les outils sont à adapter ; c'est la démarche qui compte. On m'objecte parfois l'ancienneté des techniques - l'échéancier à quarante-trois dossiers, chouchou des années 2000, que personne n'utilise au pied de la lettre. Exact - et c'est bien le point : ce qu'il faut en retenir, ce n'est pas la lettre, c'est la fonction. Un lieu qui garde pour vous, daté, ce qui doit revenir au bon moment. Le post-it, la tâche récurrente ou le paperboard satisfont cette fonction ; l'outil n'est pas sacré.
Au passage, une observation pour ceux que la chose amusera : cette façon de faire (un stock d'en-cours daté, des listes par période, des enchaînements de tâches) ressemble à s'y méprendre à de la gestion de projet en miniature. C'en est l'antichambre ; la gestion de projet ajoute les ressources, les jalons, les trajectoires critiques. Nous, nous en faisons l'économie, et c'est précisément ce qui la rend accessible à tout un chacun.
Le signal des dépendances
Une dernière chose, et elle compte : l'exercice du stock fait parfois apparaître des dépendances. Cette tâche-ci suppose que le service a bien transmis ses chiffres ; ce compte rendu-là ne peut partir qu'après la validation de la direction. Le débutant s'en agace : voilà que son bel exercice personnel se complique.
Détrompez-vous : c'est une information précieuse, et presque une alerte. Si votre stock fait apparaître des dépendances, c'est probablement que le sujet ne vous concerne pas tout seul. Une dépendance, c'est presque toujours quelqu'un d'autre à embarquer : un collègue, un prestataire, un proche. Le scan amont/aval devient alors naturellement un geste de coordination, pas seulement d'organisation personnelle. C'est une raison de plus de le faire à un moment dédié, quand il est encore temps d'aller voir les autres.
Ce que le long terme devient ici
Fermons la boucle ouverte dans l'article précédent.
Le tronc commun des scénarios lointains, à mesure que l'échéance approche, est devenu des rendez-vous réels sur la time line : la réunion du 15 avril figure dans l'agenda depuis janvier. Et le scan amont/aval en a déroulé le stock.
La gamme (long terme) est devenue tronc, le tronc est devenu stock, et le stock deviendra agenda. Au jour dit, il ne restera qu'à mettre en forme la journée. Quant aux questions « comment faire pour… » que nous avions mises en réserve : si leur scénario se réalise, elles descendent dans le stock au scan suivant. Rien ne se perd.
À vous de jouer
Récapitulons :
- une question (avant ? après ?),
- un moment (la revue),
- un stock d'en-cours daté,
- un agenda refermé.
C'est tout - et je vous le dis sans détour : c'est le geste le plus rentable que je connaisse en gestion du temps. Pas parce qu'il est brillant, mais parce qu'il s'applique chaque semaine, à chaque échéance, et que son effet se cumule : chaque réunion fantôme capturée aujourd'hui est une matinée qui n'explose pas dans deux mois.
Si vous ne deviez retenir qu'une chose de cette série, retenez la question. Le reste - listes, périodes, durées - suivra.
Reste un horizon : celui du quotidien déjà engagé, où il n'y a plus de temps pour anticiper — la réunion qui tourne mal, le client qui déplace tout, la panne du matin. Peut-on encore anticiper quand on est dans le feu de l'action ? C'est l'objet du prochain article.
Et vous ?
Quelle est votre réunion fantôme la plus récente — et que révélera votre premier scan amont/aval ? Partagez vos retours d'expérience dans les commentaires.
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