Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur ce qu'on nous demande en formation à la gestion du temps

26 questions entendues en formation à la gestion du temps (2010-2015)

Il y a une chose que quinze ans de formation m'ont apprise et qui ne cesse de m'étonner : quelle que soit l'entreprise, le secteur, la taille de l'équipe ou le niveau hiérarchique, ce sont les mêmes questions qui reviennent. 

Sur les bancs d'une PME industrielle comme dans un grand groupe de services, chez les cadres bien sûr, mais tout autant chez les techniciens, les assistants, les chefs de projet, les commerciaux, les indépendants, le même florilège revient, presque mot pour mot.

Ces questions ne sont pas des questions de technique. Elles disent toutes quelque chose du rapport que nous entretenons avec notre temps, avec les autres, avec nous-mêmes. Et c'est précisément pour cela qu'elles sont intéressantes : elles sont une photographie, année après année, de ce que le travail fait à ceux qui l'exécutent.

J'ai gardé mes notes. Voici, pour la période 2010 à 2015, le palmarès :

Les 26 questions les plus posées en stage

Le manager

1. Comment gérer mon patron ?
2. Comment dire non à une demande de mon chef sans passer pour un réfractaire ?

L'outil comme solution

3. Comment configurer mon Lotus ou mon Outlook (mails, planification, listes de tâches) pour mieux m'organiser ?

Produire plus vite

4. Comment ne pas perdre de temps en réunion ?
5. Comment gagner du temps à l'écrit ?
6. Comment gagner du temps à l'oral (prises de parole souvent improvisées) ?
7. Comment me construire une base de connaissances pour ne pas perdre du temps à chercher de l'info ?
8. Comment classer efficacement mes documents sur mon ordi ?
9. Comment organiser mon espace de travail ?

Arbitrer et caser

10. Comment concilier long terme et court terme dans mes projets ?
11. Comment tout caser dans ma journée ?
12. Comment estimer correctement la durée des tâches, que je sous-estime systématiquement ?
13. Comment distinguer l'important de l'urgent quand tout semble prioritaire ?

Le flux et les sollicitations

14. Comment gérer mes mails sans y passer la journée ?
15. Comment faire face au reporting, qui me consomme toujours plus de temps ?
16. Comment gérer les sollicitations qui déferlent de partout (téléphone, collègues, coups de fil, courrier) ?
17. Comment dire non sans me mettre à risque relationnellement ?
18. Comment gérer les individualités, les gens avec qui je travaille ?
19. Comment obtenir que les gens tiennent leurs engagements quand je n'ai aucun pouvoir hiérarchique sur eux (projets transversaux, travail d'équipe) ?

Tenir dans la durée

20. Comment gérer mon stress ?
21. Comment ne pas être victime de mon perfectionnisme ?
22. Comment structurer ma pensée dans l'urgence ?
23. Comment ne pas mélanger vie pro et vie perso ?

La méta-question

24. Comment trouver LA méthode qui me correspondra enfin, moi qui en ai déjà testé plusieurs ?
25. Pourquoi est-ce que je n'arrive pas à appliquer ce que je sais pourtant être bon pour moi ?
26. Combien de temps avant que ça devienne naturel ?

Un hasard du calendrier confirme que ces questions ne sont pas réservées aux salles de formation. Au début de cette année, je relisais le palmarès des résolutions 2015 publiées par Twitter : chez les Français, « arrêter de procrastiner » pointait à la sixième place ; chez les anglophones, « se déconnecter » — Internet, e-mail, smartphone — entrait dans le top cinq, aux côtés de « dormir », « être heureux » et « passer du temps avec ses proches ». Le palmarès des vœux ressemble trait pour trait au palmarès des questions de stage : procrastination, flux numérique, stress, frontière entre les vies. Ce que les participants demandent en formation, chacun le formule à sa façon au mois de janvier, cadre ou non. C'est le même rapport au temps qui se cherche — et la même tentation de croire qu'une résolution suffira.

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Ce que ces questions racontent

Relisez la liste. Quatre constats s'en dégagent, qui ne sautent pas aux yeux au premier coup d'œil.

Premier constat : on demande de l'outillage.
→ La question la plus concrète de la liste est aussi la plus révélatrice : « comment configurer mon Lotus ou mon Outlook ? ». Derrière elle, une conviction implicite : l'organisation serait une affaire de configuration, un problème technique auquel il existe un réglage. Toute une époque est là — celle qui a cru que le logiciel allait donner de l'organisation au lieu d'en produire du flux.

Deuxième constat : le temps gagné doit être visible dès lundi.
→ Gagner du temps à l'écrit, à l'oral, en réunion, à chercher l'info, à classer ses documents : la demande est celle d'un gain de temps immédiat et mesurable. Rien sur le temps de la réflexion, rien sur le temps des choix. Le temps qu'on veut gagner est celui des tâches, pas celui du travail.

Troisième constat : les questions dites à voix haute ne sont pas les questions vraies.
→ Ce qui se dit en séance, c'est la version technique : les mails, les classements, les configurations. Ce qui se dit à la pause café, c'est le reste — le patron, les individualités, le perfectionnisme, la frontière pro/perso. Les questions les plus intimes sont les plus lourdes, et elles arrivent toujours en second. Un formateur qui ne répond qu'aux questions posées à voix haute manque l'essentiel de sa séance.

Quatrième constat, le plus important : le temps perdu est presque toujours perdu dans la relation.
→ Regardez encore. Sur vingt-six questions, plus de la moitié ont un visage humain en face : le patron, les collègues, les individualités, les équipes transversales, les autres et leurs sollicitations. Le coupable que l'on invoque spontanément - le mail, la réunion, le dossier mal classé - n'est presque jamais la cause seule. Il est le théâtre d'un problème relationnel qu'on ne sait pas formuler autrement. Le temps ne se perd pas dans la technique : il se perd dans la négociation manquée, le non qu'on n'a pas osé dire, l'engagement qu'on n'a pas su obtenir.

Ce que ça dit de notre époque

Ces questions sont aussi une radiographie des entreprises de la décennie 2010.

L'organisation reste pensée à la taylorienne.
→ Dans la plupart des entreprises où j'interviens, le modèle mental dominant n'a pas changé depuis un siècle : on découpe le travail en tâches, on mesure, on contrôle. La direction par objectifs a ajouté sa couche — des objectifs fixés, déclinés, suivis — mais rarement reliés aux finalités de l'entreprise : l'objectif est devenu une fin en soi, pas un moyen. Et les silos restent la règle, rigides, chacun défendant son périmètre. Conséquence directe dans la liste : les questions de coordination transversale (n°18, 19) sont celles qui laissent les participants les plus démunis, parce que l'organisation n'a prévu aucun espace pour ce travail-là.

On a empilé les couches sans en retirer aucune.
→ La multiplication des démarches qualité, des référentiels, des procédures a produit une absurdité organisationnelle : une bureaucratie non désirée qui vient s'ajouter au travail réel au lieu de l'alléger. Le reporting en est l'exemple le plus cité en formation — il consume un temps croissant sans que personne n'ose demander à quoi il sert vraiment. Pendant ce temps, une partie croissante des salariés — et pas seulement les encadrants — passe ses journées en réunion et fait son « vrai travail » le soir.

Personne ne questionne l'organisation.
→ La logique de soumission à la hiérarchie reste majoritaire — elle est cohérente avec le modèle taylorien. Mais elle a un coût caché : elle interdit de poser les questions qui fâchent. 

• À quoi sert ce reporting ? 
• Pourquoi cette réunion ? 
• Qui décide de ce qui est prioritaire ? 

Les participants savent que quelque chose ne va pas ; ils n'ont pas le cadre pour le formuler autrement que comme un problème personnel : « comment tout caser dans ma journée ? ». On prend pour un défaut d'organisation personnelle ce qui est d'abord un défaut d'organisation tout court.

On picore sans intégrer.
→ Les bonnes pratiques en gestion du temps circulent depuis des années - manuels, presse, formations. Chacun y prend ce qui lui plaît, teste, abandonne, picore ailleurs. Le niveau moyen d'intégration reste médiocre, parce qu'un principe sans méthode reste un slogan et qu'une méthode sans principe ne survit pas au premier imprévu. C'est exactement la méta-question n°24 : comment se fait-il que j'aie déjà testé tant de méthodes ?

Le stress devient le symptôme central.
→ Il y a belle lurette que la société s'est saisie du sujet — l'ANACT travaille sur les conditions de travail depuis les années 1970, l'INRS existe depuis 1947. Mais ce qui change, c'est l'ampleur : le rapport sur le bien-être au travail de 2010, l'accord national interprofessionnel de 2013 sur la qualité de vie au travail, et les magazines de management qui consacrent numéro après numéro au stress. Quand une question devient prépondérante dans les salles de formation et dans les kiosques, c'est que quelque chose a bougé dans le travail lui-même : on a intensifié, outillé, mesuré — et les gens surchargés répondent « comment gérer mon stress ? ». La question n'est pas psychologique. Elle est un thermomètre.

Ce qu'on en fait en formation

Voilà le malentendu productif de la formation à la gestion du temps : les participants viennent chercher des recettes. Et c'est légitime — on vient en formation parce que ça ne va pas, et on repartirait fort mécontent avec seulement des principes.

Mais regardez la liste : ces vingt-six questions sont personnelles. Elles décrivent des situations, des interlocuteurs, des contraintes propres à chacun. Elles ne peuvent pas avoir vingt-cinq réponses techniques, pas plus qu'un médecin ne remet une même ordonnance à tous ses patients.

Ce que la formation peut faire - et devrait faire - c'est donner les deux étages dans l'approche de l'organisation :

• Une méthodologie : les questions que je dois me poser avant d'agir. Qu'est-ce qui est important, pour qui, dans quel temps disponible ? Qu'est-ce que je décide de ne pas faire ? Avec qui dois-je négocier quoi ?
• Des méthodes : les outils concrets, choisis et adaptés, qui répondent à chaque situation — une matrice pour distinguer l'important de l'urgent, un mode de traitement du mail par créneaux, des règles de réunion, une manière de dire non.

La recette sans méthodologie donne ce que j'appelle l'enthousiasme des 72 heures : on applique le lundi, on abandonne le jeudi, on se réinscrit à une autre formation l'année suivante. La méthodologie sans méthode est légitime mais reste inapplicable lundi matin.

La promesse honnête d'une formation à la gestion du temps, c'est celle-ci : vous ne repartirez pas avec LA méthode qui vous correspond (elle n'existe pas). Vous repartirez avec une manière de poser vos questions — et des méthodes choisies pour y répondre.

Une prochaine note proposera une manière de répondre à ces vingt-six questions : une démarche, quelques principes directeurs, et les méthodes qui vont avec.

 A relire sur pragma-tic si vous l'avez manqué :  Top ten des résolutions 2015