Procrastination - des pistes pour l'action

Que voilà un mot barbare... Si vous ne le savez pas encore, la procrastination se définit comme la tendance à remettre au lendemain les actions de la vie quotidienne.

Wikipedia nous en livre une définition que je trouve très pragmatique.

http://fr.wikipedia.org/wiki/Procrastination

A noter que le procrastinateur chronique n'est pas quelqu'un qui ne fait rien, c'est même parfois tout le contraire. L'expérience montre qu'il est souvent capable de mobiliser une énergie très importante sur des tas d'activités tant qu'elles n'ont pas de rapport direct avec la tâche prioritaire et problématique.

Procrastiner... pour le pire et le meilleur !

C'est sans doute l'un de nos ennemis les plus puissants que nous avons à affronter dans la gestion du temps quotidienne. Nous sommes nombreux à mettre en œuvre des bonnes pratiques de gestion du temps, à déterminer les priorités, à programmer notre action, ce qui ne nous empêche pas de voir stagner dans la liste des en-cours des choses pourtant jugées prioritaires.

Je n'essaierai pas ici de rentrer dans une tentative d'explication des causes psychologiques de la procrastination. Si tant est que cela est de l'intérêt, le procrastinateur n'est pas forcément un malade... (rassurons-nous !). C'est d'autant plus vrai que c'est aussi par le même mécanisme que nous procrastinons les choses les moins importantes. Le problème est que, comme vous l'avez compris, ce mécanisme peut s'appliquer également aux choses importantes et urgentes avec comme conséquence un impact négatif sur l'efficacité et le stress qui en découle.

Des pistes pour combattre la procrastination

Etant moi-même un procrastinateur chronique, j'ai été amené à mettre en place toute une batterie d'actions et de stratégies que je vous livre ici. Aucune n'est miraculeuse, mais elles concourent toutes à une meilleure qualité de vie au travail.

1. Terminer sa journée par une revue et préparer le planning du lendemain. La revue permet de solder la journée et de partir le cœur léger. La préparation du planning de la journée à venir ou de la liste des tâches du lendemain, c'est comme une feuille de route qui  permet de garder le focus sur les priorités.
   
2. Eliminer les distractions de son environnement de travail. Cela commence par le bureau sur lequel vous travaillez, y compris le bureau virtuel de votre ordinateur. Les études sur la façon dont fonctionne notre cerveau montrent que tout ce qui entre dans notre champ visuel provoque du trafic mental et tend à affaiblir la concentration. Par exemple, si vous travaillez avec des dossiers, ne gardez que le dossier prioritaire dans votre champ visuel. Si vous aimez visualiser votre charge de travail par des piles, placez-les plutôt dans votre dos. Pour mieux s'organiser avec des piles, vous pouvez aussi vous reporter à cet article paru dans le blog : http://pragma-tic.blogspot.fr/2013/08/sorganiser-avec-des-piles.html. Pour optimiser votre bureau Windows, voir : http://pragma-tic.blogspot.fr/2013/07/mes-trucs-pour-gerer-mon-temps-un.html
   
3. Morceler les gros projets en petites bouchées plus digestes. Même si vous savez que vous avez besoin par exemple de 3 heures pour terminer le fameux projet qui vous occupe depuis le début de la semaine, il évident que vous serez interrompu, que des imprévus vont survenir, et que vous aurez besoin de retrouver un peu de fraîcheur (ce qui fera de vous votre principale source d'interruption !). Par ailleurs, on peut avoir tendance à mettre une tâche prioritaire de côté parce que nous estimons qu'il ne nous reste pas assez de temps. Pour toutes ces raisons, il est préférable de travailler par tranches de 25 ou 30 minutes, ce qui implique de morceler votre projet en lots de tâches plus digestes. Cela peut paraître laborieux, mais c'est ce qui permettra d'avaler le gros gâteau ! J'ai déjà traité cet aspect de la gestion de tâches dans un précédent article : Ode au morcellement, que je vous recommande chaudement. http://pragma-tic.blogspot.fr/2014/02/ode-au-morcellement-ou-la-technique-du.html
   
4. Repérer les plages favorables aux interruptions. Chaque fonction, chaque travail s'inscrit dans des rythmes se traduisant par des cycles d'activité et aussi des moments où les interruptions vont se multiplier. Il peut être intéressant d'opérer un relevé des interruptions sur une période normale pour repérer les plages favorables ou défavorables. Concentrer le travail à consacrer sur les plages favorables peut être un bon calcul.
   
5. Se donner des échéances. Les deadlines sont le meilleur moyen d'arriver au bout des actions sur lesquelles nous procrastinons. Cela permet de se mettre en mouvement et d'échapper au syndrome "A faire si j'ai le temps" qui conduit à reporter l'important et les tâches de fond sur lesquelles il n'y a pas (encore) de pression de l'urgence...
   
6. Associer quelqu'un à la réalisation de la tâche source de procrastination. C'est connu, travailler à plusieurs permet de se donner du cœur à l'ouvrage. C'est aussi une très bonne façon de passer à l'acte parce nous n'avons tout simplement pas le choix.
   
7. Ne mettre dans sa liste des tâches que les points prioritaires. Plus vous listez de choses à faire et plus vous risquez de passer à côté des priorités. Une liste de 5 ou 6 tâches pour la journée peut vous paraître peu ambitieuse, mais c'est le plus sûr moyen d'en arriver à bout. Si vous ne pouvez résister à la tentation de "charger la barque", pensez à surligner les tâches prioritaires ou à les marquer avec un symbole reconnaissable pour vous (croix, ++, étoiles, etc.).

Il y a sans doute des tas d'autres choses à imaginer ou à essayer. Les pistes énumérées ci-dessus ont fait leurs preuves dans le cadre de mon activité, sachant que j'ai du en changer au gré de l'évolution de ma procrastination.

Et vous ? Quelles sont vos astuces, vos stratégies ?