S'organiser avec des piles

Le papier a la vie dure !

Peut-être faites-vous partie des amateurs de magazines de décoration bourrés de reportage sur des intérieurs superbes et en général très dépouillés.

Je me suis toujours demandé où les gens qui vivent dans ces endroits rangent leurs affaires (je veux dire : toutes leurs affaires, pas seulement les revues négligemment déposées sur une table design à côté d'un ordinateur sans alimentation et sans souris). Ont-ils une vie réelle ?

La réponse est évidemment non, car l'expérience nous enseigne que même si l'on arrive à développer une approche militante autour du "sans papier", la lutte contre la stratification reste un combat permanent.

On ne peut tout simplement pas se passer complètement du papier, qu'il s'agisse du bureau ou de la maison : il y a des documents dont a besoin, et d'autres qui viennent vers nous de manière naturelle (un exemple : que faites-vous des dessins de vos enfants ?).

Il y a même des professions où l'on ne peut envisager de fonctionner autrement. C'est le cas des avocats, des architectes, des bureaux d'études, etc...

Si malgré tout vous êtes amené à vivre avec des piles, il y a quelques astuces qui devraient vous aider à maintenir un bon climat entre vos piles et vous.

Pile ou pas pile, l'important est de traiter le workflow

Cela signifie que vous gagnerez à formaliser votre processus de traitement de l'information (en l'occurrence, il s'agit ici de papier).
Le plus simple de ces processus peut se décrire par les étapes suivantes :

1. Entrée et collecte de l'information
2. Tri et catégorisation : c'est le plus important. Par exemple : agir de suite, agir plus tard, à classer, transmettre, à lire si temps, à éliminer, etc...
3. Traitement
4. Sortie des information : classement, archivage ou destruction

Une fois formalisé votre workflow, vous allez pouvoir affiner vos besoins réels en papier. La pile peut ne pas être la solution idéale. Pari les alternatives, en fonction du volume de papier, on peut citer : le trieur, le parapheur, un système de bannettes  un classeur à anneaux avec intercalaires... aidez-vous de votre imagination !

Organisez votre système "pileux"

1. Ayez une corbeille d'arrivée ou une "Inbox". C'est une bonne pratique que de s'habituer à regrouper les papiers entrants dans un même réceptacle avant de leur faire prendre une destination (dans la pile en cours, dans le "A classer", dans la poubelle). A la maison, j'ai une affection particulière pour la boîte à chaussure qui me donne entière satisfaction.
2. Maintenez les piles sous contrôle. Ne laissez pas vos piles prendre l'allure d'une tour de Pise. Dédiez à vos piles un espace sur votre bureau et obligez-vous à ne pas déborder de cet espace.
3. Ne vous laissez pas influencer par les intégristes du zéro papier (ceux qui pensent qu'une personne organisée doit forcément avoir un bureau vide). Les piles peuvent être un très bon moyen d'organisation à condition de s'en occuper régulièrement et de savoir ce qu'elles recellent. 
4. Utilisez des codes de couleur. C'est une façon très naturelle et efficace de catégoriser sans avoir à remuer l'intégralité de votre pile. Evidemment cela suppose que vous avez élaboré une catégorisation de vos dossiers. Cela peut-être par exemple : "A faire", "A lire si j'ai le temps", "A transmettre", "A payer", "A regrouper pour tel ou tel contexte"...
5. Insérez des marqueurs ou des séparateurs : il peut s'agir de feuilles de papier ou de bristol que vous disposez en sens inverse de la pile avec un texte sur la partie qui dépasse (pas cher !), ou encore de séparateurs que l'on peut trouver dans les papeteries (plus cher mais très joli)
   
6. Créez-vous une pile "A classer". Attention à cette dernière catégorie : le "A classer" doit être traité à intervalles réguliers sous peine de voir la pile tutoyer le plafond (expérience vécue).
7. Donnez-vous des limites. Fixez-vous une hauteur de pile à ne pas dépasser. Une fois cette limite atteinte, forcez-vous à purger la pile. J'ai longtemps stocké ma pile "Projets en cours" dans un tiroir de mon bureau. Quand je ne pouvais plus ouvrir ou fermer ce tiroir, c'était le signe qu'une action de régulation devenait impérieuse.
8. Evitez de créer de nouvelles piles. C'est un engagement qu'il est dur de respecter. Si quelque chose ne peut pas être intégré dans la pile existante, demandez-vous s'il faut créer une nouvelle catégorie, ou se débarrasser du document.
9. Donnez-vous une routine. La clé du bon fonctionnement de votre système est de passer en revue régulièrement le contenu de votre pile, que vous y passiez deux minutes ou un quart d'heure. Une bonne habitude serait de faire le point à la fin de la semaine.
10. Au bureau, placez les piles hors de votre vue. Les avoir sous les yeux crée une charge mentale inutile. Placez-les plutôt derrière vous ou sur le côté.

Vous l'aurez compris, un système "pileux" en état de marche demande un peu d'entretien et la mise en place de nouvelles routines. A cette condition, il doit pouvoir s'intégrer naturellement dans une organisation performante.