Ma vie sans papier - (2) état des lieux

Tout ça pour ça

Tendre vers le zéro-papier n'est pas une sinécure. Pour certaines professions, dont la mienne, capter, transformer, exploiter et produire de l'information constitue la majeure partie de leur activité.

Il est intéressant de se poser la question des types d'informations captées et produites par activité. C'est ce que je vais tenter de faire dans ce qui suit...





Que je vous décrive un peu le quotidien d'un consultant-formateur (et chef de projet) du point de vue de la gestion d'information - il faut :

• concevoir des actions de formation ou de conseil : cela implique de collecter l'information existante déjà produite et de la remettre en forme (documents déjà produits, intégrer de nouvelles informations (lectures, sites web, recherches personnelles...), et aussi de produire (des documents pédagogiques, des visuels d'animation, etc...)
• prendre des notes durant les stages (à raison de 6 à 8 pages pour une cinquantaine d'interventions par an)
• mémoriser ce qui est produit durant les formations (échanges, jeux de rôles intéressants, feuilles de tableau de papier)
• collecter les informations qui permettront une facturation sans délais, condition de la bonne santé financière de la maison : feuille d'émargement, fiches d'évaluation stagiaires, frais engagés pour chaque formation
• préparer le futur : concevoir les produits à venir, élaborer sa réflexion
• gérer les projets clients qui nous font vivre : actions à déployer
• générer les nouvelles actions qui nous feront vivre : propositions à élaborer, réponses à appels d'offre
• concevoir l'action : plans d'action divers et variés, par client, ou par fonction à assumer
• conduire l'action : notes et listes liées à la gestion quotidienne
• entretenir le vivier de nos ressources d'intervention, identifier des talents, effectuer une veille
• maintenir et enrichir sa base de connaissance : documents produits en interne sur différents thèmes, résultat de recherches, documents, livres ou articles numérisés, veille concurrentielle
• piloter l'activité des formateurs et consultants dont j'ai la charge : plannings, comptes rendus d'activité, suivi des projets
• contribuer à la saine gestion de la maison : pilotage administratif et commercial
• garder une trace des échanges par téléphone (ce qui s'est traduit pendant des années par la tenue d'un journal d'appel)
• et je n'oublie pas les réunions internes ainsi que le management de l'équipe
• ...

Comme on le voit, cela représente des inputs nombreux et variés (et de forme très différente), ainsi que des outputs dont la durée de vie et l'utilisation est tout aussi variable. A ce stade de la réflexion, il devient nécessaire d'aborder la question du zéro-papier sous un angle différent et de mettre un peu d'ordre dans tout cela.

A suivre : Ma vie sans papier - (3) modélisation

Ma vie sans papier :
(1) la genèse
(2) état des lieux
(3) modélisation
(4) mise en oeuvre
(5) retour d'expérience