Pourquoi utiliser un tableau de bord ?

Par François Gabaut

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Un outil efficace et incontournable pour une bonne gestion de son accompagnement

Le tutorat à l'ancienne s'est souvent pratiqué avec les moyens du bord. On accueille le jeune à la rentrée, dans des conditions parfois limites, au dernier moment. Rien n'est vraiment préparé.

Le tuteur ne s'est pas toujours posé les bonnes questions :

• Quel diplôme ?
• Quelles activités pour quel apprentissage ?
• Comment construire une progression ?
• Comment accompagner la montée en compétences de façon progressive ?
• ...

Bon an, mal an, les choses se passent. Souvent plutôt bien, mais parfois et trop souvent les échecs sont hélas au rendez-vous. Pour éviter cette situation, le tuteur doit utiliser un tableau de bord simple et efficace. 

Une mission pas toujours très bien organisée

La mission tutorale vient souvent s'ajouter aux autres missions des collaborateurs qui acceptent de tutorer mais qui relèguent cette responsabilité derrière d'autres priorités. Si bien que lorsque le jeune alternant ou le collègue en mobilité arrive, le tuteur n'a pas vraiment anticipé l'activité qu'il va lui confier. Il n'a pas préparé convenablement son arrivée et les tâches qu'il va donner à réaliser à l'apprenti sont celles du moment, des opportunités, celles qui répondent aux besoins du service, en fonction du flux, des commandes.

Le tuteur n'a pas construit de programme de montée en compétences, n'a pas pris connaissance du programme pédagogique du diplôme, parfois il ne sais même rien ni sur le diplôme, ni sur l'école ! Comment l'aider à professionnaliser sa mission ?

Sans organisation, point de succès

Le tutorat doit être piloté par une organisation structurée pour qu'il donne le meilleur de lui-même. Pour cela, le tuteur va mettre en place un tableau de bord à partir de différents éléments qu'il possède : le référentiel du diplôme, son programme et le référentiel métier, la fiche de poste ou fiche de mission, l'emploi du temps du jeune, son rythme d'alternance école/entreprise. Il va devoir intégrer les différents tuteurs de compétences qui a un moment ou à un autre devront prendre en charge le jeune. Il tiendra compte des congés de chacun, des dates d'examen.

Pour construire son tableau de bord, le tuteur devra prendre en compte une montée en charge progressive des activités, commencer par les activités les plus accessibles pour progressivement, confier des plus complexes. Il prévoira des moments de validation, des entretiens de suivi, des phases d'observation et des feed back, des bilans à mi-parcours et finaux.

Cet outil devra être accessible à tous les partenaires du tutorat : tuteurs de référence et tuteurs de compétences, tutoré, manager. Il donne du sens, de la lisibilité, de la transparence. Il demande une utilisation souple avec des actions qu'on pourra lisser d'un mois sur l'autre selon le rythme d'apprentissage de l'apprenant. On le présentera en rédigeant des objectifs pédagogiques, comme un outil de formation. Il ne reste qu'à le personnaliser.

Exemple de tableau de bord du tutorat

Conclusion

La création de l'outil demande un peu d'investissement de temps. Son actualisation nécessite de la régularité mais son utilisation contribue à une meilleure adéquation entre l'activité professionnelle et le programme pédagogique et à une meilleure économie relationnelle. Tous les tuteurs qui l'ont adopté l'ont approuvé.
Et vous ?